Det är lätt hänt att köra på i gamla vanliga hjulspår utan att tänka på att vissa saker faktiskt skulle kunna fungera bättre. Speciellt när området som skulle kunna gå bättre inte är ens kärnkompetens – som exempelvis IT eller teknik. I det här blogginlägget tar vi därför upp tio tecken på att din IT-miljö inte håller måttet.

Det finns flera anledningar till att en väl fungerande IT-miljö är viktig. Den skapar inte bara smidigare och effektivare arbetsdagar, utan kan också bidra till mer välmående medarbetare. Detta bland annat för att de får möjlighet att jobba mer flexibelt och kan styra sitt arbete själva i större utsträckning, vilket många uppskattar. Så, vilka är då tecknen som tyder på att det kan vara dags för en uppdatering av IT-miljön?

1. Kommunikationen går trögt

Ju större ett företag blir, desto krångligare blir informationsutbytet när de anställda i stor utsträckning kommunicerar via mejl. Fler anställda innebär inte bara fler mottagare utan även fler avsändare, vilket i många fall gör mejlen till ett tidskrävande sätt att kommunicera snarare än ett effektivt kommunikationsmedel. Mejl hamnar längst ner i inkorgen och glöms bort, och i värsta fall sker ingenting eftersom ingen känner sig ansvarig för uppföljning.

2. Ingen möjlighet att jobba mobilt

Medarbetare som inte kan jobba mobilt blir mindre produktiva. Uppgifter drar ut på tiden, när en kollega exempelvis behöver din hjälp medan du är på språng. Dokumentet eller informationen som kollegan efterfrågar finns enbart i din dator som står stationärt på ditt skrivbord.

3. Ingen flexibilitet i arbetet

Denna punkt går hand i hand med möjligheten att jobba mobilt. Medarbetare som inte kan arbeta hemifrån när omständigheterna kräver det, blir mer begränsade i sitt arbete. Vissa kanske jobbar utomhus mycket, eller säljare som är ute på kundbesök och då är det extra viktigt med flexibilitet i arbetet.

4. Möjlighet att vara produktiv saknas

Medarbetare som inte kan vara produktiva när de vill, kan bli en utmaning som både kostar pengar och tid. Det är förstås okej att vara sjuk, men i de fall det snarare handlar om en förkyld person som inte vill smitta sina kollegor, men annars är fullt arbetsför går onödigt mycket arbetstid förlorad. Och ännu värre: Personen kommer troligtvis tillbaka till jobbet tidigare än hen borde, vips så är nästa kollega sjuk och behöver vara hemma.

5. Långsamma system som kraschar

Vissa äldre system har en förmåga att bara krångla. De är inte heller helt ovanligt att gamla system kraschar då och då, vilket kan resultera i förlorat arbete.

6. Säkerhetsbrister som hotar hela verksamheten

It-system behöver ständigt uppdateras mot dataintrång och andra säkerhetshot. Sitter ditt företag i en miljö med lokalt installerad programvara, behöver ni ombesörja denna uppdatering på egen hand. Vilket är en uppgift som de allra flesta små och medelstora företag inte klarar av, därför kan det vara en god idé att anlita experthjälp för att lösa detta på ett säkert sätt.

7. Tröga samarbeten ställer till det

Samarbete är en av grundpelarna för framgångsrika företag. Men när kollegor måste lägga mycket tid på att mejla bilagor och dokument fram och tillbaka till varandra, står någonting inte rätt till i er IT-miljö. Den behöver då ses över. Precis som när kollegorna inte kan bestämma vilken som är den senaste versionen av ett dokument som ligger på er server.

8. Resekostnaderna skenar iväg

Under dagar där möten avlöser varandra drar kostnaderna snabbt iväg när du behöver transportera dig fram och tillbaka. Det är inte bara själva kostnaderna för resorna vi talar om, utan även den arbetstid som går förlorad när du inte kan jobba förrän du är i nästa möte eller tillbaka på kontoret. Tänk även på resornas miljöpåverkan.  

9. Manuella processer som stor del av arbetet

När ordrar måste hanteras manuellt, när scheman måste uppdateras i ett Excel-ark eller när fakturering sker i pappersform, tar detta inte bara värdefull tid från medarbetarna. Det sätter också käppar i hjulet för de företag som vill växa och kunna skala upp.

10. Anpassningssvårigheter i era system

Behöver ni lägga mycket tid på att anpassa olika verktyg och system när användare börjar eller slutar? Behöver det mejlas om att någon önskas läggas till, eller behöver ni betala extra för mer lagringsutrymme? Sådana processer tar tid och kan lösas på ett smidigare sätt. Så det kan vara en idé att ta sig en funderare över hur IT-miljön är uppsatt.

Sammanfattning

Saker som “alltid har fungerat” kan lika gärna fortsätta fungera ett tag till. Tycker många. Men då går ni miste om möjligheten att effektivisera stora delar av arbetet. Lista ut vad som inte fungerar, kanske med hjälp av det här blogginlägget om 10 tecken på att din IT-miljö inte håller måttet.