Frågar man personalen om sina vanligaste tidstjuvar så nämns oftast ett trögt samarbete mellan kollegor, kommunikation som går långsamt och fysiska möten som äter upp mycket tid. Men det behöver inte vara så, i det här blogginlägget skriver vi om hur molntjänster kan hjälpa företag att effektivisera tiden på kontoret.
Vi har tidigare skrivit om fem vanliga tidstjuvar som chefen bör veta om, arbetsuppgifter eller moment under en vanlig dag som tenderar att ta betydligt mer tid än nödvändigt och ibland till och med bli flaskhalsar. Men när dagarna rusar förbi och saker och ting "ändå fungerar", är det lätt hänt att bara fortsätta springa, trots att det finns en hel del områden som skulle kunna göras snabbare och mer effektivt med hjälp av molntjänster och de digitala processer och verktyg som den typen av tjänst erbjuder.
Kanske inte direkt kopplat som funktion i en molntjänst. men ändå ett tecken på att modern IT finns på kontoret. På många företag är mejlen fortfarande den främsta kommunikationskanalen, men i ett större organisationer kan det vara svårt att få kommunikationen via mejl att gå tillräckligt snabbt. När flera personer är inblandade i långa mejltrådar går det ofta trögt och ansvarsfördelningen blir inte sällan otydlig. Genom att byta ut mejlen till snabba chattverktyg kommer dina medarbetare kunna kommunicera med varandra betydligt smidigare och snabbare. Dessa molnbaserade tjänster möjliggör också att strukturera upp kommunikationen i olika kanaler utifrån projekt eller uppdrag, vilket gör det lättare att hitta rätt information när du behöver den.
Det är inte ovanligt att arbetsdagarna äts upp av möten, möten och åter möten. Inte sällan kräver vissa möten mycket tid i form av transport fram och tillbaka. Och som vi alla vet är tid pengar, men inte nog med det, transport är inte heller gratis. Om dina anställda dessutom inte har möjlighet att jobba medan de transporterar sig mellan möten blir det riktigt ineffektivt att vara fysiskt på plats vid varje möte. Även om man aldrig ska underskatta vikten av ett möte i verkligheten, så gissar vi att många möten eller kortare avstämningar likaväl skulle kunna göras via länk eller video, något som molntjänster kan erbjuda.
En vanlig tidstjuv på många arbetsplatser är att samarbetet mellan kollegor går trögt. En person gör sitt jobb i ett dokument, för att sedan spara en version och sedan skicka vidare till kollegan bredvid. Då är det hens tur att göra sitt, för att mejla vidare till nästa. Om ni istället använder er av molntjänster så kan era anställda genom sameditering samarbeta på ett betydligt snabbare och enklare sätt. Det innebär att kollegorna kan arbeta i samma dokument samtidigt, i realtid. Alla ändringar sparas automatiskt i molnet och vips så är det tröga samarbetet ett minne blott!
Det är inte bara samarbetet som kan effektiviseras med hjälp av molntjänster, det kan även processer för dokumenthantering göra eftersom informationen blir mer lättillgänglig för alla i företaget som behöver kunna komma åt den. Dokument som istället sparas lokalt på en specifik persons dator som andra också behöver ha tillgång till blir en flaskhals, när det krävs att personen som har filen på datorn måste vara på plats för att kunna skicka den. För att ta ett exempel. Lättillgängligheten gör också att medarbetare får möjlighet att arbeta mer flexibelt, eftersom de kan komma åt informationen från valfri plats och enhet, så länge de är inloggade på sitt kontor. Så, den ökade tillgängligheten av information som molntjänster möjliggör kan därför räknas hem i både effektivare arbete, nöjdare medarbetare och bättre processer för dokumenthanteringen.
En vanlig orsak till att tiden springer iväg för många anställda är de arbetsuppgifter som fortfarande sköts manuellt - trots att det faktiskt finns lösningar som skulle effektivisera den typen av arbete. Det kan till exempel vara bokföring, fakturering, orderhantering eller schemaläggning. Dessa processer kan effektiviseras och spara tid för dina anställda. Idag finns det nämligen en rad onlinebaserade system som digitaliserar tidigare tröga processer med till exempel orderhantering.
Något som kan irritera den mest sansade medarbetaren är när ett tekniskt problem uppstår i ett verktyg eller program, och hjälpen inte finns nära till hands. En medarbetare som behöver lägga timmar på IT-strul hindrar hen från att göra sitt ordinarie arbetet - en typisk tidstjuv. Ett avtal med en molntjänstleverantör innebär oftast att det lätt går att lägga till support. Dessutom har leverantören ett stort ansvar för underhåll och säkerhet och kan snabbt hjälpa till när det behövs.
Att ges de rätta verktygen för att effektivisera bort flaskhalsar är A och O för att skapa en arbetsplats där dina anställda trivs och där de kan fokusera på det dagliga arbetet. Molntjänster och modern IT bidrar till effektivare kommunikation, smidigare möten, bättre samarbete mellan dina anställda, ett flexiblare arbetsliv och snabb hjälp när dina anställda behöver det som mest.
Vill du läsa mer om dessa områden och hur ni kan förenkla dem genom digitala verktyg och processer? Ladda ner vår guide!