En stark företagskultur är basen för tillväxt. Möjliggörare – och även förutsättning – är digitala verktyg. Det säger Anna Filipsson, VD för eventbolaget Aventi. Läs vår intervju med henne.

Som VD för Aventi driver Anna Filipsson ett av Sveriges mest kreativa eventbolag. Företaget har kontor i Stockholm, Göteborg och Borås och anordnar möten och evenemang över hela Sverige.

Berätta om ditt företag!

Vi är en affärsutvecklingspartner som genom event stärker företag, både internt och externt. Vår grund ligger i vår stora passion för upplevelser och äventyr. Det är genom event som vi stärker arbetsgivare och deras varumärke. När affärer görs digitalt så är den personliga relationen än viktigare. Kunden behöver träffa företaget och uppleva varumärket.

Våra events bygger på att kunna spegla vår kunds varumärke och gärna så att de sticker ut. Det är inte för inte jag har titeln “VD och mästare på professionell galenskap”!

Ett exempel: En kund ville utmana sig och personalen och gå på temat "trust/förtroende". Då fick de anställda rappellera sig ner från ett 5-6 våningshus på Birger Jarlsgatan i Stockholm. Då handlar det onekligen om att kunna lita på varandra.

Ett annat överraskningsmoment var när vi anordnade en fest med italienskt tema. Mycket stämningsfullt med en Romeo & Julia kör. Men så fejkade vi en strömavbrott, körde in med Harley Davidson-motorcyklar och ett rockband, när ljuset tändes igen så hade vi förvandlat lokalen från en italiensk piazza till en rockfest.

Vi skapar glädje och gemenskap genom events som går rakt in i hjärtat och ger minnen för livet.

Vilken bransch är ni aktiva i?

B2B.

Hur många anställda har ni?

Vi är tio personer som jobbar heltid med projektledning, sälj och administration. Utöver detta har vi 130 timanställda som jobbar ute på våra events.

Hur kan era tjänster hjälper era kunder att bli mer framgångsrika i sina roller?

Då vi kommer in och sätter en övergripande strategi gällande hela företagskulturen så hjälper vi vår kund att vara en attraktiv arbetsgivare samt stärka sin organisation. Det stärker företaget på många sätt, det blir lättare att rekrytera, och alla befintliga anställda stannar längre. Sjukfrånvaron minskar, och i längden blir de mer lönsamma. Idag är det ju inte bara lönen som spelar roll. Idag är det viktigt som anställd att kunna stå för företagets värderingar och kultur.

Har du några förebilder bland entreprenörer eller visionärer? Om ja, varför? 

När det gäller företag så är det Apple. Detta med tanke på hur de pratar om tjänsten istället för produkten. De rabblar inte upp produktspecifikationer, prestanda och så vidare. Det har inspirerat mig och vi försöker kommunicera med våra kunder på samma sätt.

Men det finns också förebilder som finns i ens närhet. Jag tänker på Cygni, som är ett konsultbolag med systemvetare. I fem år i rad har de blivit utsedda till bästa arbetsplatsen - och det är ju fantastiskt eftersom de anställda är konsulter som jobbar ute på andra företag.

Vilka har varit de vanligaste tidstjuvarna på kontoret? Varför?

Vi har jobbat mycket mot tidstjuvar. Till exempel när det gäller att effektivisera försäljnings- och offertarbete. För oss som tjänsteföretag är det nämligen alltid anpassade upplägg för varje kund. Vi måste anpassa oss, eftersom vi inte är ett produktionsbolag.

Ett annat exempel är personalbokningen. Vi anordnade 1 000 event förra året, i år 1 200, då är utmaningen att veta vilken personal som är tillgänglig och vilken kompetens de har. Så nu har vi skapat ett system för personalbokning. Det har sparat oss tid och hjälper oss att kvalitetssäkra. Att det fungerar i alla enheter är riktigt smidigt.

Hur visste du att det var effektivisering som ni behövde?

Vi är på en tillväxtresa. Inom en snar framtid har vi över 300 timanställda, då måste vi ha bra koll på kompetenser och personal. Och om man vill växa så måste allt inom företaget vara skalbart. Man måste kunna växa i det. 

Vilken var och är tekniken som gör det möjligt?

Molnet helt klart. Vi har Dropbox for Business där vi lagrar våra dokument. Alla mallar för kalkyler, offerter och annat kommer man åt väldigt lätt. Från sälj till projektledare, all dokumentation läggs digitalt. Teammappar för ledning och en för styrelse, enbart tillgång för dessa personer också.

Men vi har också ett CRM-system för kunddata. Allt som vi har är digitalt. Och alla ska kunna jobba varsomhelst. I praktiken kan det bli en del papper ändå, men jag skulle kunna slänga det mesta av det utan att det skulle bli katastrof.

Hos oss sitter många arbetslag på olika orter. Så vi jobbar med Teams (Cisco Webex), och det funkar väldigt bra, också ur miljösynpunkt. Alla kan känna en delaktighet. Till exempel när vi får en affär och ringer "säljklockan" så ska den ringa digitalt också. Då använder vi Teams och skickar ut det. Vi jobbar med Teams också i ledning och styrelse.

Vad är din syn på digitaliseringen? Vad inspireras du av när det gäller detta område?

Jag ser positivt på det. Det är en del i att man kan effektivisera företaget. Det skapar delaktighet. Inte bara hos oss utan också i våra uppdrag åt företag. Exempelvis Innovationsriksdagen, där vi skapade appar för att skicka ut notiser till deltagarna. Det skapade förväntningar, men vi kunde följa upp effektivt också. Delaktighet och att information kan hittas lätt är jätteviktigt.

I siffror, hur räknar ni hem er investering i digitala verktyg och processer?

Vi kan alltid räkna hem våra investeringar. Det kan dock ibland vara viktigare att kvalitetssäkra istället för en ren ROI. Flexibilitet är svårt att räkna i pengar, men vi känner av så många positiva effekter.

Några andra ("mjuka") värden som du vill nämna som förbättrades i och med er digitalisering?

En stärkt företagskultur. Personalen i Stockholm och Göteborg ska känna sig delaktiga, så vi delar ut digitala hejarop och så vidare.

Digitalisering skapar delaktighet. Och tack vare den kan man jobba var man befinner sig. Jag tror mycket på principen frihet under ansvar. Många av våra medarbetare är ute på flerdagsevenemang - och för dem är det viktigt att kunna jobba var de än är.

Skapar det stress? Eller finns det andra nackdelar?

Visst, men man behöver inte vara uppkopplad hela tiden. Varje medarbetare måste lära sig att koppla ner också och få frisk luft. Vår växel är avstängd på lunch och efter klockan 17.
Jag försöker att föregå med gott exempel. Det är viktigt att hitta de stunderna där man kan koppla av.

Har ni kommit så långt som ni vill? Eller finns det några ytterligare steg som ni vill ta inom området digitalisering/effektivisering?

Vi vill ligga i framkant. Våra events ska kunna bli smidigare och mer digitala för våra kunder. Till exempel genom att en deltagare registreras automatiskt när hen kommer in genom entrén. Då skulle arrangören veta att deltagare ABC är på plats. Så AI och allt annat tittar vi på en hel del.
Men vi vill också effektivisera hur vi jobbar affärsmässigt och få bort tidstjuvarna ännu mer.

Vad är din hälsning till företagare/entreprenörer eller VD:ar som befinner sig i samma situation som ni hade innan ni började er digitala resa?

Många kan ju känna att digitala verktyg och processer kan vara osäkra. Det var min första fråga också när jag införde Dropbox for Business. Vad händer om allt går fel? Nu har jag koll på det dock.
Nu vet jag att vi tack vare digitala verktyg kan skydda information på det sätt som krävs. Ta bara att vi har mycket information om vissa individers allergier och så vidare. Sådan information måste ju skyddas, tänk på GDPR! Tack vare digitala verktyg kan vi lagra den infon på ett tryggt sätt.
Men man ska se möjligheterna också. Eller se digitaliseringen som en möjlighet att växa.

Har ni kunnat göra allt själv? Om ja, varför - om nej, varför inte?

Nej, det har vi inte. Så jag frågade experterna. Hörde med personer som är kunniga inom området.
Att använda sig av experter har varit nyckeln för mig att komma så långt som vi har kommit.