Macforums blogg

Joakim Bank

Verksamhetschef på Macforum i Karlstad

15 June 2021 5 minuter

Avveckla excel-mallen och håll koll på IT-utrustningen med Smart Portal.

Vem har vilken dator? När köptes den? När löper våra avtal ut? Vem har den datorn som Åsa hade innan hon slutade? Det här är antagligen frågor som du som läser det här inlägget ofta får och jag vill därför börja med att berömma dig för ditt tappra kämpande med arbetet att försöka hålla koll på företagets IT-prylar genom en prydlig excel-fil. Det här kan däremot nu bli ett minne blott tack vare vår kostnadsfria företagstjänst Smart Portal! 


MDM/EMM-system fungerar bättre än traditionella listor 

Det senaste året har jag kommit till insikt att det är förvånansvärt få företag som egentligen vet vilken IT-utrustning som finns i verksamheten. Det är sällan man får ett rakt och precist svar på frågor som "Hur många datorer eller telefoner har ni?". Av de som ändå kan svara på frågan är det få som vet exakt vilka modeller de har eller hur gamla de är. De företagare som jag träffar som har allra bäst koll är givetvis de som har ett MDM/EMM-system att tillgå, men de har ändå inte alltid koll på allt runt omkring, såsom mjukvarulicenser och annan hårdvara som till exempel skärmar, tangentbord och AirPods.

De som har näst bäst koll är de som har en excel-lista över alla anställdas enheter. Extra stjärna i kanten till dem som dessutom lagt in modellnamn på enheterna eller kanske till och med ett serienummer och inköpsdatum. Tyvärr är den excel-listan oftast inte helt aktuell och uppdaterad då någon enhet snabbt bytts ut, någon har avslutat sin anställning och någon annan ärver dennes utrustning. Det kan därför vara svårt att hålla ett sådant dokument "levande" och uppdaterat med aktuell och korrekt information helt enkelt. 

 

Smart Portal - enkel och lättöverskådlig plattform

 

Varför är det så få som har koll på detta när de ändå har investerat så pass mycket pengar i sin IT-utrustning? Är det för att de inte bryr sig? Eller, är det för svårt att få en ordentligt överblick som enkelt kan uppdateras vid behov? Jag är övertygad om att det är det senare.

 

Därför har vi tillsammans med vår partner lanserat Macforums Smart Portal. Portalen är en enkel och lättöverskådlig plattform där all IT-utrustning i företaget kan läggas till och sedan tilldelas enskild anställd eller för utrymmen (som till exempel konferensrum). Här får du också en förteckning över inköpsdatum för respektive enhet. Ligger utrustningen på ett hyresavtal går det också att se vilket avtalsnummer den tillhör och när avtalet löper ut. På den utrustning som matas in med ett serienummer möjliggör även Smart Portal en direkt värdering på vad de enheter som företaget äger har för andrahandsvärde idag.

 

dags-att-fimpa-excel-mallen-med-forteckning-over-foretagets-datorer-och-telefoner-2


Fler fördelar med Smart Portal


En annan stor fördel med portalen är att det finns ett bra systemstöd för on- och offboarding av personal. När någon påbörjar sin anställning kan man enkelt sätta en budget för den anställde med ett tilldelat startpaket på utrustning som är redo att beställas från oss, så att allt finns klart till den första arbetsdagen. Om den anställde sedan väljer att avsluta sin anställning erbjuds du som administratör att välja om någon annan i personalen ska ta över enheterna, om de ska bytas in och generera ett värde att handla nytt för, alternativt om den anställde ska ges möjlighet att köpa loss utrustningen för privat bruk. Det är alltid den som administrerar portalen som sätter villkoren för den anställda. Hen kan enkelt uppdatera och uppgradera utrustningen beroende på vilken flexibilitet och budget som angetts.

 

Kontakta oss

 

Jag älskar excel och det är ett fantastiskt program med enorma möjligheter - men i just det här avseendet så finns det alltså ett oerhört mycket bättre alternativ i form av just Smart Portal. Självklart finns det också en rad andra oerhört smarta och nyttiga funktioner i portalen utöver det som jag hittills har berättat!

Låter det intressant? Boka gärna en demo med någon av våra duktiga företagsrådgivare! 

 

Boka kostnadsfritt demo av Smart Portal.