Från Wi-Fi strul till funderingar från nyanställda - när som helst under arbetsdagen kan det dyka upp teknikproblem. Men frågan är om det krävs helt nya lösningar för att åtgärda dem eller om någon annan redan har funderat ut en åt dig som företagare?

Hur omfattande problemet med strulande teknik på arbetsplatser är visar en cirka två år gammal undersökning från Sharp Electronics. I den tillfrågades 6 000 tjänstemän, kontorsanställda och andra personer som är beroende av teknik i sitt arbete om hur de upplever att den fungerar. Åtta av tio svarade att de blev rentav irriterade på tekniken. Inte någon gång i månaden, utan varje dag. Undersökningen visade även att det går åt väldigt mycket tid kopplat till bekymren, totalt 19 arbetsdagar per anställd och år. Det som strulade mest för de tillfrågade var följande punkter:

• internetuppkoppling
• att hitta dokument
• tråkig administration
  
  

Som VD på ett mindre företag är du ofta ansvarig för att besvara och lösa IT-relaterade frågor och problem. När dessa går snabbt att lösa är det kanske inte intressant att utvärdera och vidta åtgärder för en hållbar lösning. Det kanske till och med känns som slöseri med tid att avsätta resurser för det? Men om du varje gång spenderar fem, tio eller kanske 15 minuter på att åtgärda problemet så blir minuterna många på ett helt år.

Så istället för att ständigt hitta quick fixes kan det vara lönt att ta tag i problemen som är kopplade till IT och satsa på teknik så att alla system klaffar. Enbart med dessa på plats kan företaget, och företagaren, fokusera på kärnverksamheten.

Om vi nu tittar på de tre ovannämnda områdena blir det snabbt ganska tydligt att det inte krävs några jätteprojekt för att lösa personalens största bekymmer kring IT och teknik.

Få bukt med krånglande internet- och Wi-Fi-uppkoppling

Grunden för att alla ska få en bra uppkoppling är en bra accesspunkt och router med stöd för olika tekniker. Strategiskt placerade accesspunkter på rätt ställen i kontoret löser utmaningar som brus eller avbrott. Viktigt är också att hitta rätt signalstyrka och kanal, så ert Wi-Fi inte krockar med andra nätverk från kontor som ligger vägg-i-vägg. Sista steget är att uppgradera befintliga installationer och anpassa mjukvaran till rätt surfhastighet. 

Gör det enklare att hitta dokument

Alla har vi varit med om situationer där vi snabbt behöver få tag på en presentation eller ett beslutsunderlag – men så verkar det vara borta. Eller så är den versionen man lyckats nosa upp helt klart inte den senast uppdaterade. Sådana problem kan enkelt förebyggas i och med att dokumenten lagras i molnet. Fördelarna med att lagra dokument i en för alla tillgänglig server på internet är många. Just när det kommer till att lagra filer och information så blir dessa sökbara. Dessutom kan dokumentet redigeras av flera i arbetsgruppen, avdelningen eller hela företaget.. Därmed är den alltid uppdaterad.

Ta bort tråkig administration

Fundera på arbetsmoment som kräver mindre hjärna än händer. Det kanske finns arbetsuppgifter som en tränad schimpans kan göra? Så säger en företagsledare som vi har intervjuat. Ersätt “tränad schimpans” med automatiserade processer och du får en klarare bild av hur moderna IT-lösningar kan hjälpa dig att lösa dagliga problem. Nuförtiden finns det ingen teknisk anledning att sitta med manuell, analog tidrapportering eller att behöva sköta bokföringen med hjälp av enbart papper och pärm. Listan på administrationsuppgifter som kan förenklas, eller till och med ersättas, alltså automatiseras, kan göras lång. Fundera på vilka arbetsrutinerna och processerna som du och dina anställda tycker är tråkigast!

Sammanfattning

Klagomålen på IT och teknik är många och återkommande – såväl på stora som små företag. Lösningarna på problemen är ofta inte längre än ett klick bort och för företagaren gäller det att inse att projektet som säkerställer att utmaningarna försvinner en gång för alla inte är övermäktigt.