Att leta upp rätt dokument i pärmar eller att rota fram dem ur pappershögar på skrivbordet kan ta en hel del tid. Och troligtvis även skapa en viss frustration. Kollegor som tillsammans ska skapa ett dokument och sedan mejla sina versioner till varandra kan också slösa bort mycket tid. Analog dokumenthantering blir därmed resurskrävande, tidskrävande och även en riskfaktor.

Idag finns det en rad digitala verktyg och processer som kan hjälpa till att göra dokumenthanteringen smidigare och effektivisera arbetet. Utöver att det sparar mycket tid till de anställda som de istället kan lägga på arbetsuppgifter som är mer lönsamma för företaget, är det ett säkrare sätt att lagra information på eftersom allt sparas online. Att ha allt i till exempel en molntjänst eliminerar också risken för att viktiga dokument försvinner i en pappershög på ett skrivbord. Men det finns flera anledningar till att företag bör fundera på om det kan vara dags att effektivisera processerna och verktygen kring dokumenthantering.

Ladda ner vår guide om hur 3 områden kan göras enklare med digitala verktyg och processer >

Ökad tillgänglighet

En av de absolut främsta fördelarna med att ha en digital dokumenthantering är att alla anställda kommer åt alla dokument, var de än befinner sig och när helst de vill, utan avancerade VPN-tunnlar. Bara det i sig kommer spara tid och effektivisera arbetet när anställda lika enkelt kommer åt ett dokument från sin telefon på bussen på väg till jobbet på morgonen som från en dator på kontoret. Det bli också mer tidseffektivt när allt lagras på ett och samma ställe, ingen behöver sitta och vänta på att en kollega ska leta upp en fil på sin dator och mejla över.  

Bättre och mer effektivt samarbete mellan kollegor

När flera personer ska editera ett dokument som mejlas fram och tillbaka och sparas i olika versioner blir det snabbt rörigt. Det är svårt att hålla koll på vilka ändringar som har gjorts och det tar mycket tid innan alla har “gjort sitt” i dokumentet. Genom att istället använda sig av molntjänster och andra onlinebaserade samarbetsplattformar kan arbetet kollegor emellan förenklas och effektiviseras. Här kan kollegor nämligen sameditera i dokument och allt sparas automatiskt online. Det här är ett betydligt smidigare sätt att arbeta på och det är alltid den senaste versionen som sparas, vilket gör att du och dina kollegor inte behöver spara olika versioner lokalt för att sedan skicka till varandra. Du kan också i realtid följa vilka ändringar dina kollegor gör i dokumentet.

Högre säkerhetsnivå

En väldigt viktig sak ni bör tänka till kring när det gäller era dokument är säkerheten. Vem har åtkomst? Finns det risk att dokumentet sprids utanför organisationen, när det innehåller känsliga uppgifter? Genom att lagra dokumentet på en modern server som är både trygg från dataintrång och virus, kan ni även sätta behörighetsnivåer och dela in vilka som får läsa och vilka som får ändra i dokumentet. På så sätt eliminerar ni ovannämnda riskfaktorer.

Sammanfattning

Gammaldags dokumenthantering tenderar att ta en hel del tid som många företag istället skulle kunna lägga på andra arbetsuppgifter. Dokument som lagras på lokala servrar riskerar att kollegor får vänta längre än nödvändigt på dokument som är lagrade lokalt på någon annans dator. Men det gör även att samarbetet går trögare när flera kollegor ska arbeta i ett och samma dokument för att sedan skicka fram och tillbaka till varandra innan det är klart. Genom att istället använda sig av onlinebaserade tjänster får ni all information samlat på ett och samma ställe, kommer åt den vart ni än är och förbättrar samarbetet med hjälp av samediterbara dokument.  

Vill du läsa mer om hur du kan stärka din organisation från grunden genom digitala verktyg och processer? Ladda ner vår guide!