Arbetsuppgifter missas när för många är inblandade

Att mejlinkorgen har en tendens att öka, ibland utom kontroll,  kan nog de flesta skriva under på. Mejlen kan fungera som en utmärkt kommunikationskanal när de anställda inte är så många, men så fort antalet medarbetare ökar blir det svårare.

Ludvig Granberg är grundare av och VD för Hemsida24. Han tycker att mejla ibland kan vara ett ineffektivt sätt att kommunicera, speciellt när företaget växer. 

– Vi mejlade mycket internt för 10 år sedan, vilket funkade bra när vi var 2-3 personer. Men det blev ganska bökigt när vi blev fler. Vem ska man exempelvis cc:a? Vem ska ta action efter ett mejl med 10 mottagare? Till slut riskerar man att hamna långt ner i någons mejlkorg.

Även Lars Appelqvist, VD på Löfbergs håller med om att mejlen kan strula till det.

– Mejl kan vara en stor tidstjuv, speciellt när man har en inbox som aldrig vill minska. Det blir en tröghet i detta, vilket kan vara förödande i en organisation som vår, där det går fort och det finns mycket information i omlopp. säger han.

Manuella processer tar tid från kärnverksamheten

En annan utmaning som flera av dessa företagsledare har tampats med tidigare är all den tid som går åt till administration, till stor del på grund av manuella processer. Som företagsledare vill du förstås lägga så mycket tid som möjligt på kärnverksamheten, på sådant som hjälper till att öka företagets lönsamhet. Till exempel aktiviteter som skapar nya affärsmöjligheter eller utvecklar relationen till de befintliga kunderna. Om tiden då istället går åt till administration och manuellt arbete, finns det risk att andra, snabbare och mer moderna företag hinner före.

Anders Kjellström är VD för Branäsgruppen och berättar att de tidigare jobbade mycket manuellt när det kom till administration, något som har minskat nu.

– Ser man på hur vi har det kontoret så har administrationen alltid varit manuell med mycket papper i omlopp. Numera går lönehanteringen jättesmidigt tack vare digitala verktyg. Schemaläggning samt in-och utcheck av personal som ska jobba.

Även Pauline Grindvall, grundare av e-handelsföretaget My Perfect Day berättar att hon tidigare la betydligt mycket mer tid på manuella processer. 

– När vi startade för 5 år sedan var orderhanteringen en manuell process. Jag tryckte varje faktura själv, kopierade adresserna och klistrade in för hand. Att få iväg en order tog flera minuter, upp till 5. Idag tar det kanske 3 sekunder. 

Låt människorna göra de mer avancerade uppgifterna 

Edvin Brobeck är grundare av företaget mapiful, en e-handelstjänst där personer från hela världen kan beställa olika kartmotiv. Han säger att de föddes ganska digitala, men att det finns en del kvar att göra på den fronten.

– Vi har också tidstjuvar. Alla Excel-ark som man behöver sitta i mer än en halvtimme i veckan. Vi har ett stort nätverk med influencers, när de ska posta och uppdatera sina flöden. Det är inte optimalt. Vi skulle behöva ett CRM för det.

Han säger också att människor borde ägna sig åt mer avancerade uppgifter, vilket blir möjligt genom effektivare processer som till stor del är automatiserade.

– Den kommande generationen kommer att kräva digitala verktyg på plats. De har inte den "attention span" för att göra det manuella jobbet 24/7. Vi borde fokusera på att göra arbetsuppgifterna som inte en maskin eller en tränad schimpans också kan göra. 

Sammanfattning

Teknik som strular eller går långsamt kan i värsta fall få förödande konsekvenser för företag. Mejl som hamnar långt ner i mejlkorgen, arbetsuppgifter som inte blir gjorda på grund av att ansvarsfördelningen blir otydlig i långa, tröga mejltrådar, bara för att ta några exempel.