Macforums blogg

Maria Larsson

Verksamhetschef på Macforum i Borås

4 minuter

5 vanliga kommunikationsproblem som bottnar i tekniken.

Omodern teknik kan skapa en hel del utmaningar för företag, till exempel kan tekniken bli en stor bromskloss när det kommer till kommunikation. Det kan leda till att saker och ting drar ut på tiden, eller i värsta fall kanske inte ens vissa saker kommer fram när det istället hamnar längst ner i en mejlinkorg. I det här blogginlägget tittar vi närmare på fem vanliga kommunikationsproblem som bottnar i tekniken.


1. Oflexibel teknik

När tekniken du använder innebär att medarbetarna måste sitta på kontoret för att utföra sitt jobb, drar arbetsuppgifterna ut på tiden. Arbetet blir mindre effektivt än om de kan jobba mobilt. För att ta ett exempel, tänk att en säljare som nyss har haft ett möte med en potentiell kund ska skicka en offert. Istället för att säljaren på några sekunder skickar över offerten via mobilen, måste säljaren åka tillbaka till kontoret, eftersom offerterna ligger sparade lokalt på en stationär dator där.

Ladda ner vår guide om hur 5 områden kan göras enklare med digitala verktyg och processer >


2. Osäkerhet/GDPR

Att spara saker på papper var möjligtvis det säkraste sättet att lagra saker på tidigare, när det var det enda alternativet. Men med tanke på att papper väldigt lätt kan försvinna och komma i orätta händer är det nog tur att det idag ser annorlunda ut. Genom att lagra och spara allt på stabila servrar kan du som företagare känna dig trygg med att din information är ordentligt skyddad. Dessutom, sedan GDPR trädde i kraft har arbetsgivare betydligt högre krav på sig att kunna garantera ett högt skydd av sina anställdas personuppgifter.

 

3. Dålig koll på uppdateringar

När var det sist ni uppdaterade er mjukvara, er brandvägg eller ert virusskydd? Vet ni det? I en så kallad on premise-miljö med lokalt installerade program krävs det att ni manuellt uppdaterar dessa, vilket dessvärre är ganska lätt att glömma bort. Det gör att mjukvaran i din dator löper stor risk att bli inkompatibel mot nyare versioner, och i överlag ökar risken att råka ut för virus. Om du istället använder dig av en molntjänst slipper du den oron, eftersom leverantören sköter allt åt dig.  

 

 

4. Otydlig ansvarsfördelning 

Ett kommunikationsproblem som kan uppstå när mejlen är den främsta kommunikationskanalen är att ansvarsfördelningen blir otydlig. När många är inblandade i en och samma mejltråd kan det vara svårt att veta exakt vem det är som förväntas ta action på tråden. Till slut vet ingen riktigt vad någon gör (eller om något faktiskt görs), vilket ökar risken för att arbetsuppgifter hamnar mellan stolarna. 

 

5. Trög kommunikation

På liknande tema som ovanstående så har mejl även en tendens att gå långsamt. När många personer är inblandade i blir kommunikationen trögare och svarstiderna blir längre. Mejlinkorgar som snabbt blir fulla och mer eller mindre aldrig minskar skapar också en tröghet, något som i sin tur kan skapa stor frustration hos medarbetarna.

 

Sammanfattning

Teknik som är föråldrad kan skapa en del frustration men även en del kommunikationsproblem. Till exempel genom långa mejltrådar som gör kommunikationen trög och till och med riskerar att uppgifter hamnar mellan stolarna. Även oflexibel teknik som gör att du måste vara på kontoret för att göra ditt jobb kan läggas till på listan.

Ladda ner vår guide om hur 5 områden kan göras enklare med digitala verktyg och processer! 

 

Ladda ner vår guide