Macforums blogg

Joakim Dahlén

Företagsrådgivare på Macforum. Boka möte med mig eller mina kollegor!

1 June 2021 5 minuter

Förbättra internkommunikationen - fem fördelar med molnväxeln Telavox

Om ditt företag använder Microsoft Teams så vet du att det i verktyget finns mängder av möjligheter för kommunikation – från chatt och videomöten till mejl och kollaborativa dokument. Men visste du att Teams också är en perfekt plattform för att hantera hela företagets telefoni? I det här inlägget listar vi fem fördelar med att integrera molnväxeln Telavox i Microsoft Teams.

 

1. En komplett plattform för kommunikation 


Genom att använda Telavox molnbaserade telefonväxel kan företagets telefoni integreras i Microsoft Teams. Att använda en molnlösning för all kommunikation innebär många fördelar som framförallt grundar sig i att alla kollegor kan samarbeta och kommunicerar på ett och samma ställe - helt utan krångel, oavsett land. I Telavox finns nämligen inte bara möjligheten att integrera telefonnummer och mejladresser, utan även hantera alla kontaktuppgifter till kunder, partners och leverantörer. I Microsoft Teams kan även externa deltagare bjudas in i företagets kanaler och på så vis också arbeta direkt i samma dokument medan ni pratar i telefon.

Att ha hela telefon- och växelsystemet i Microsoft Teams innebär också att ni slipper hantera olika system, komma ihåg olika inloggningsuppgifter eller hålla reda på i vilken kanal ni har pratat om vad tidigare. Det gör att möten, både internt och med externa parter, blir mer effektiva. 

2. Full kontroll över kommunikationen 


Att ha ett kompetent växelsystem är ett av de smartaste verktygen för att effektivisera företagets kommunikation. Genom att integrera er telefoni i Microsoft Teams blir det även enklare att nyttja molntjänstens fulla kapacitet genom andra stora fördelar som bland annat:  

  • Bestämma vilket nummer som ska visas vid utgående samtal
  • Ring direkt till kontakter, både på mobilen eller till fastnummer – vare sig de har Microsoft Teams eller inte
  • Välj om inkommande samtal ska besvaras i Microsoft Teams, i mobilen eller via datorns softphone
  • Kontrollera profiler direkt i Microsoft Teams, exempelvis byta tillfällig hänvisning, ändra röstmeddelande eller lägga till semesterfrånvaro
  • Se en lista på inkommande samtal

3. Automatisk synkronisering mellan enheter

En annan fördel med att koppla telefonin till Microsoft Teams med hjälp av Telavox är den effektiva synkroniseringen som Microsoft erbjuder mellan sina egna verktyg. Det innebär att kalendrar och kontakter uppdateras automatiskt i både din mobiltelefon och din dator så att all information blir rätt. Här kan även din telefon synkas direkt med dina kalenderbokningar, vilket innebär att om någon ringer dig när du är i ett möte så kommer personen att få information om när du är tillgänglig igen. Det går också att välja att samtalet hänvisas till växeln eller till en kollega - en fördelaktig funktion som gör att inga viktiga samtal hamnar mellan stolarna. 

 

4. Sömlös integrering mellan telefoni och övriga system

Den generella fördelen med att samla företagets totala kommunikation på ett och samma ställe handlar inte bara om överblick och smart synkronisering. Microsoft Teams erbjuder även integration av hundratals andra verktyg och program som många företag använder i sin vardag, och som kan krävas för att effektivisera det dagliga arbetet. Förutom egna verktyg, som exempelvis Outlook , är det lika smidigt att koppla in analysverktyg eller ärendehanteringssystem i molntjänsten. Det här innebär att man aldrig mer behöver växla mellan program eller webbläsare för att hitta rätt information – allt finns bara ett knapptryck bort.

De omfattande integrationsmöjligheterna innebär en rad fördelar för företagets olika avdelningar- inte minst fördelarna med daglig kundkontakt. Genom att exempelvis ha ett CRM inkopplat kan kundservice eller support direkt se vem som ringer genom att personens kontaktkort dyker upp i anslutning till samtalet, vilket möjliggör en effektiv hjälp direkt. 

5. Statistik och analyser direkt i Teams

Genom att ha den smarta molnväxeln Telavox integrerad i företagsmolnet är det enkelt att få fram omfattande statistik för att kunna utvärdera företagets arbete. Genom att använda Telavox kan exempelvis en koppling till Power BI upprättas, där det är enkelt att analysera data kring hur många kunder som ringt in, vilka svarstider ni har och hur många ärenden kundtjänsten behandlar. Samtidigt kan ni också se hur olika delar av Microsoft Teams används för den interna kommunikationen och analysera hur det påverkar er effektivitet. Med Power BI går det även att skapa egendesignade statistikrapporter att hänvisa till när ni ska uppdatera och optimera interna rutiner.

Vilken data är värdefull att ha koll på egentligen?
Läs mer i vårt inlägg Du behöver inte mer statistik från din telefonväxel – du behöver fler insikter! 

New call-to-action