Andrej  är företagsrådgivare på Macforum. Han är expert på hur företag kan effektivisera arbetet med smarta IT-lösningar. Här svarar Andrej på några frågor alla chefer borde ställa för bättre IT på arbetsplatsen.

Vad är fördelarna med molnet?

Har ert företag inte ännu tagit steget mot ett molnbaserat arbetssätt är tiden verkligen inne. Allt fler företag går mot att lagra allt möjligt i molnet, det vill säga på servar som tillhandahålls av tjänster som Dropbox, Box eller OneDrive. Även affärssystem, kunduppgifter och licenser lagras numera ofta i molnet via säkra webbaserade gränssnitt. Ett praktiskt sätt som gör att medarbetare och kunder alltid har åtkomst till sina dokument, var de än befinner sig och oberoende av vilken enhet de väljer att arbete på. Ert företag slipper också onödig och dyr serverutrustning samt krånglig och seg VPN-uppkoppling när de anställda vill jobba hemifrån.

Varför är Apples produkter så populära?

Den främsta anledningen till att Apples produkter är så populära bland kreativa och produktiva användare är dess användarvänlighet. Apple visar med sina produkter att enkelhet underlättar för effektiviteten och att en telefon, surfplatta eller dator kan vara lika enkel att använda både hemma och på jobbet. Det gör också Apples produkter och tjänster mycket uppskattade av de anställda som har en mer positiv inställning till arbetsplatser som använder Apples produkter.

En vanligt fördom är att Apples plattform i sig inte är särskilt kompatibel. Men faktum är att en IT-miljö byggd runt Apples produkter är oerhört effektiv och stabil. Särskilt om de system som företaget använder är webbaserade lösningar. Och självklart går det att kombinera traditionell Windows-miljö med iPhone, iPad och Mac.

En annan invändning företag har är att kostnaden för produkterna är något högre att köpa in. Men väljer du att se investeringen ur ett livscykelperspektiv är Apples produkter faktiskt betydligt mer prisvärda än konkurrenternas. Redan på förhand kan vi garantera ett tillgodoräknat restvärde som ger dig en mer förmånlig finansiering än på någon annan tillverkare. Dessutom visar studier på att Apple-användare lägger mindre pengar på support och service av sina produkter.

Hur kan vi automatisera vår IT-miljö?

Att automatisera processer är hetare än någon sin. När det kommer till it-miljö är säkerhet, uppdateringar och hantering av enheter och användare stora frågor även mindre små företag. Visst vore det skönt att kunna automatisera allt det där tidkrävande arbetet?

Apples plattform är uppbyggd runt system som kallas EMM, DEP och MDM. Systemen håller koll på respektive produkts serienummer och tillhörande ägare. På så sätt har du alltid administratörsrättigheter och full kontroll över företagets ägodelar. När en produkt är registrerad till EMM kan du fjärrstyra, schemalägga uppdateringar och installera program på de enheter som ingår i ert företags program. Här kan även serverutrustning, skrivare och annan hårdvara ingå. Systemen håller också koll på licenser och användares lösenord, på så sätt förnyas prenumerationer automatiskt och lösenord byts ut regelbundet.

Hur gör vi medarbetarna mer självständiga?

Genom att se till att personalen själva får bättre koll minskar antalet frågor som riktas chefen eller övrig personal på företaget. I förlängningen även till IT-avdelningen eller den externa it-partnern. Se till att utbilda personalen i de programvarorna ni använder på jobbet. Sätt gärna upp en portal för frågor och svar på vanliga problem och glöm inte att informera personalen när nya uppdateringar görs så ingen glöms bort. Att investera i bra lösningar och tjänster kombinerat med gemensam utbildning är den bästa och mest lönsamma vägen att gå. Självständiga medarbetare är också nöjdare och trivs bättre med den utrustning som ledningen beslutat om att köpa in.

Vad ska vi göra för att få en effektiv IT-miljö?

En välfungerande IT-miljö är inget som kommer av sig självt. Många chefer, inte minst i mindre företag, uppger att de spenderar mer tid än de har råd med på frågor om it. Samtidigt gör de sällan något för att förändra det. Oftast är en god idé att ta hjälp från en extern IT-partner. Gärna med en support som har möjlighet att hjälpa till med hela er lösning. Nyckeln till framgång är att skapa en IT-strategi som täcker företagets alla behov. Långsiktiga lösningar är något som alltid sparar både tid och pengar i slutändan.