Första halvåret 2020 går nog till historien som perioden då svenska verksamheter på några månader digitaliserades snabbare än på flera år. Alla som kan, jobbar på distans och därmed hålls också fler digitala möten. Men har vi gjort allt för att de ska bli effektiva, produktiva och rentav njutbara för alla? Nej, säger eventproducenten Jakob Rubenson som vi har pratat med.

Mycket har hänt sedan mitten av mars. Men "hallå, hörs jag?" är fortfarande den vanligaste frasen i början av ett digitalt möte eller videomöte. Det är ofrånkomligt, menar Jakob Rubenson men tillägger ett enkelt knep för att komma förbi detta.

- Varför inte göra en ”check in” där man ger alla möjlighet att gå runt bordet. Som att fråga vad alla gjorde i helgen. Det blir visserligen uppstyrt men alla får en positiv känsla och en chans att se till att de syns och hörs. Och för folk som inte alls är vana vid tekniken kan det vara en bra idé att erbjuda ett för-möte en timme innan.

Jakob Rubenson är före detta radio- och tv-journalist och har stor erfarenheter av hur man skapar en positiv upplevelse i både ljud och bild. Idag arbetar han som eventproducent och utbildar företag i både ledarskapsfrågor och tekniska detaljer - allt för att effektivisera och bygga något nytt. 

- Jag ser mig som en hantverkare. De slösar inte lika mycket med tiden som tjänstemän. Och eftersom vi har många möten i Sverige så har vi mycket att hämta hem där i både tid och resurser. 

Det digitala mötets dilemma - och fördel

Hur man än vrider och vänder på det så blir ett digitalt möte på distans aldrig lika bra som ett möte i verkliga livet. Jakob Rubenson menar att när man träffas fysiskt så händer det saker som inte kan hända digitalt. Att det blir en annan känsla i gruppen, ett socialt samspel. Dessutom är digitala möten ganska slitsamma, eftersom det tar på krafterna att konstant titta in i kameran i 45 minuter eller längre.

- Men många rapporterar att de känner att digitala möten är mer strukturerade och organiserade med ordning och reda. Det blir bättre resultat då. Dessutom kan alla i en arbetsgrupp vara med, det blir demokratiskt och allt blir på samma villkor, säger Jakob. 

Ändå tycker han att det behöver vara lite bättre ordning på digitala möten, just på grund av de tekniska begränsningarna. 

- Digitala möten får gärna vara korta och agendastyrda. Vi kommer inte undan med småprat och komplimanger om vem som bakade bullarna och så vidare. Så man kommer i tid. Man ser till att man har tyst omkring sig, stänger dörren och låter inte folk gå i bakgrunden. Man är uppmärksam, men pratar inte i munnen på varandra och man stänger inte av kameran.

Jakob Rubensons 5 tips för ett givande digitalt möte:

1. Dela in mötet i olika delar 
   
   "En del där den som kallade till mötet (eller någon annan) pratar, en beslutande del och en mer utforskande där många är med och diskuterar."
2. Alla ska ha kameran på
   "Kolla att du har en bra ljussättning. Den bästa ljusskällan är ett fönster om du kan ha det framför eller bredvid dig. Om du kan, ha en liten lampa i bakgrunden för att ljusa upp de mörka delarna i bilden."
3. Inga artificiella bakgrunder
   "Det är störigt när någon har en bild på en strand bakom sig, eller något annat som inte är äkta. Det tar bort uppmärksamhet. Och den så kallade blurren blir inte heller kul."
4. Varje deltagare ska sitta med sin egna dator, även om de sitter på samma kontor
   "Detta ger en bra bild, bra ljud och man ser direkt vem det är som pratar - vilket är viktigt i digitala mötet. Det hjälper absolut om man ser till att datorn sätts lite högre upp så att den som pratar inte behöver titta ner." På så sätt skapas ett bra och rättvist möte där alla deltar på lika villkor.
5. Utse någon som antecknar
   "Speciellt viktigt i beslutsmöten med tydligt syfte. Det gör det enklare att efter mötet skicka en rapport av det som hände. Att bara skicka presentationen är respektlöst."
   
   

... och ett tips till

Framtiden: Färre resor, fler digitala möten - och fika

När man frågar Jakob Rubenson om framtiden så tror han att vi, på många arbetsplatser, kommer att jobba hemifrån oftare - minst en dag i veckan. Och när man gör det så kommer man inte att vara lämnad åt sitt öde, utan det kommer kännas naturligt att en i arbetsgruppen jobbar på distans.

- De kontakter som jag pratar med och som uppger att de har rest mycket i arbetet säger att de kommer att resa mindre. De har fått en känsla tack vare det digitala mötet att man kan åstadkomma lika mycket utan att behöva resa.

Sociala möten, då? Jakob är absolut övertygad om att även de kan bli digitala.

- Klockan tre-fikat kan absolut bli digitalt. Och jag hoppas att lyhörda chefer kommer att lägga till det till mötesarsenalen även när coronapandemin är över.

Produkter för det digitala mötet

Vi på Macforum tackar Jakob Rubenson för sina insikter och tips. Vi vill även tipsa om utrustning som kan betyda mycket när det kommer till att hålla digitala möten.

• Rain Design Stand med vars hjälp du ser till att höja datorn och kameran. 
• AirPods som effektivt isolerar ljud i brusiga miljöer. Inga distraktioner och fullt fokus på mötet.