Så ditt företag har tagit klivet till molnet, ni har införskaffat (eller hyrt) moderna laptops och smartphones och rent utrustningsmässigt har ni allt på plats. Men nu då? Det är lätt att få hårdvara på plats, men svårare att skapa ordning och struktur. Det handlar min artikel om.

Har medarbetarna rätt kompetens och tillgång till support?

Det är naturligt att det finns kunskaps- och kompetensluckor bland de anställda när det gäller nya system. Oftast är det inköparen av systemet och någon "super user" som bäst kan det nya verktyget. 

I en sådan situation uppstår ofta behov av hjälp och kanske en utbildningsinsats. Med kunskapen ni tar till er gemensamt kan ni komma överens om hur ni gemensamt ska jobba i de nya verktygen.

Men så kan det alltid finnas frågor som inte är lätta att svara på. Vad gör man då? Belasta kollegorna, som sitter upptagna med ett viktigt kundprojekt eller måste få iväg en offert innan lunch? Jag menar istället att det är bättre att ha tillgång till en smidig support som tar er i hand och hjälper er att lösa problemet.

Hur och vad delar man?

Eftersom man som användare av molntjänster kan dela dokument och filer med varandra ganska lätt, är det viktigt att fråga sig vad man delar och på vilket sätt. Tänk på vilka säkerhetsinställningar du har på dina fildelningstjänster.

Det är möjligt att sätta säkerhetstaggar i OneDrive. Dessa taggar begränsar både delning av och åtkomst till innehållet i mapparna. I Dropbox jobbar du istället med olika behörighetsnivåer/inställningar. Alla molntjänster har säkerhetsinställningar, men det gäller att vara försiktig med hur man delar länkar till dokument. Riktigt känsliga dokument ska aldrig ha inställningen som möjliggör att alla som har länken kan läsa filen.

Mitt råd är att sätta åtkomst till filer och dokument från början. Det går alltid att ändra och bjuda in personer eller grupper/avdelningar i efterhand. Men om en medarbetare redan har rätt och åtkomst till allt, så måste hen tappa rättigheter. Vilket kan medföra problem och resultera i onödig support.  

Ponera att alla på bolaget jobbar i samma mapp. Strukturera då upp mapparna. En avdelningsvis struktur är ett enkelt och logiskt sätt lägga upp det hela. En medarbetare kan också vara med i flera olika mappar.

Hur håller ni koll på arbetsverkygen?

Jag upplever att fler och fler företag blir mer och mer medvetna om värdet i att hålla koll på sina digitala arbetsverktyg som datorer, telefoner och surfplattor. Dels för att se till att man har rätt verktyg till rätt medarbetare men även att det finns möjlighet att faktiskt få betalt för enheter som "gjort sitt" i företaget. Jag har dock märkt att sätten att hålla koll på detta varierar enormt. Allt från Post-it lappar, ostrukturerade Excel-filer till att man inte har någon koll alls. Velory är Macforums stöd för att hjälpa företag med att lösa den här utmaningen, genom att erbjuda en hjälpande hand vid hela hanteringen av företages IT-prylar - från inköp till avslutad livscykel. Stödet är en kostnadsfri portal för företag som vill ha en stadigare grund att stå på sett till sin inventering av tillgångar.

Hur är er uppkoppling/täckning på kontoret?

Dagens teknik kräver mer och mer av din internetuppkoppling. Fler och fler enheter är uppkopplade och detta ställer högre krav på både din internetuppkoppling och ditt lokala nätverk. 

Och handen på hjärtat, det är alltid dålig täckning i något hörn på kontoret. Så se över ditt nätverk, speciellt om ni planerar att växa. Accesspunkter i Wi-Fi:t kan enbart klara en viss belastning, så skapa fler accesspunkter och dela upp belastningen. Maxa ditt Wi-Fi!

Har ni tänkt på telefoni?

Jag hör ofta från bekanta, men även kunder, att det skapar en stress att man med smartphones är tillgänglig och nåbar dygnet runt, hela veckan, året om.  Medan man enkelt kan stänga av telefonen efter kontorstid och på helgerna, är det svårare att få "arbetsro" på kontoret. Luren kan ju ringa närsomhelst!

Men det finns tjänster som enkelt löser denna situation. Som användare får man ett fastnätsnummer som man ringer ut från. Och för att få tillbaka kontrollen över arbetsdagen kan man enkelt logga ut sig ("sitter i möte" eller "gått för dagen") och samtalet kopplas vidare till en kollega. Så medan man som individ inte är nåbar jämt, får kunden alltid ett svar. Läs mer om Telavox Flow här.  

Sammanfattning

Tänk på hur ni delar filer i molnet och vem som har åtkomst. Videomöten är smidiga, men de måste genomföras på rätt sätt. Och har ni faktiskt rätt täckning som backar upp er tekniska utrustning? Det, och er telefoni, är frågor som ni gärna kan konsultera mig och mina kollegor om. Kontakta oss gärna!