Efter över ett års distansarbete ser fler och fler verksamheter över möjligheterna för att kunna återgå till en mer normal arbetsvardag. Många arbetsgivare har därför börjat utvärdera hur pandemin har påverkat organisationen och även börjat fundera över hur arbetsplatsen kommer att se ut i framtiden. I det här blogginlägget har vi intervjuat Peter Stålnacke, enhetschef på Västra Götalandsregionen, för att få veta mer om hur pandemin har påverkat deras tänk om arbetsplatsen och hur myndigheten förbereder sig för en ny arbetsvardag.
Vi har tidigare under året delat med oss av blogginlägg om hur till exempel framtidens mer digitala arbetsplatser förväntas ta form och hur distansarbetet har påverkat oss på Macforum. Här visar det sig bland annat att distansarbete sannolikt är en stor del av det "nya normala" och att nyckeln till ett lyckat distansarbete handlar om rätt IT-utrustning och mer flexibilitet i verksamheten. Här spinner vi vidare på samma spår genom att ge en inblick i hur Västra Götalandsregionens förbereder sin verksamhet inför hösten.
Hur har pandemin påverkat arbetet för VG-regionen generellt?
Myndigheten har som många andra organisationer alltid förespråkat att anställda ska jobba på kontoret, men pandemin har fått oss att tänka i nya banor. Bland det första vi gjorde var att lätta på förhållningsreglerna kring distansjobb och vi lät ansvariga och medarbetare själva välja om de ville jobba på kontoret eller på distans. Det finns dock alltid möjlighet att jobba på distans, men vi har haft riktlinjer som säger att våra medarbetare bör befinna sig på kontoret.
Hur har omställningen till distansarbete fungerat?
Det har överlag fungerat mycket bra. En viktig faktor till det är att vi sedan tidigare hade en relativt hög digital mognad bland våra medarbetare och rutinerna för distansarbete var ganska väl inkörda. Redan innan pandemin användes också Microsoft Teams för vår interna kommunikation, men den fullständiga migreringen till plattformen påskyndades rejält av flytten till hemmakontoret. En annan viktig faktor till varför arbetet har fungerat så pass bra är att vi har tillräckligt med IT-utrustning till alla medarbetare så att vi snabbt kan övergå till distansarbete.
Har distansarbetet påverkat er produktivitet och effektivitet?
Vi mäter nästan allt i vårt arbete och generellt sett har vi inte tappat så mycket i varken effektivitet eller produktivitet. Det är bara inom vissa specifika arbetsområden, som till exempel i workshops, där fysiska möten är att föredra som vi kan se en viss nedgång. Vi har upplevt att en så enkel sak som skärmdelning, gemensam lagring för filer och redigerbara dokument många gånger har underlättat samarbetet internt och med kunder. Vi har blivit bättre på att använda gemensamma digitala utrymmen och samarbetsforum - det mesta vi använder är molnbaserat. Det har även märkts att interna relationer upprätthållits och i vissa fall förstärkts med hjälp av till exempel videosamtal där mötena blir mer personliga. En sak som också har fungerat bra är att vi varje morgon har digitala avstämningar inom varje avdelning där alla medarbetare ska delta med video - alla ska känna att jobbet faktiskt är på “riktigt” och att alla sitter i samma båt.
Värt att nämna är även att en av de absolut största skillnaderna under pandemin har varit att sjukfrånvaron har minskat drastiskt, vilket har gynnat många delar av verksamheten.
Kommer ni att återgå till det traditionella kontoret eller kommer ni att förändra era rutiner?
Vi har precis börjat planera hur hösten ska se ut. Vi kommer sannolikt att ha två till tre kontorsdagar i veckan för nästan alla medarbetare. Det gäller för oss att vara öppna och flexibla för att fortsätta att vara en attraktiv arbetsgivare. Vi kommer däremot inte att tillåta ett helt distansbaserat arbete, då det fysiska mötet med kollegor är alltför viktigt för oss.
Det handlar också om att medarbetare har insett att distansarbete fungerar minst lika bra som att vara på kontoret, vilket gör att de också förväntar sig en mer flexibilitet i sitt arbete. Vi kan inte bortse från att distansarbete är något av de viktigaste för att fortsätta vara en attraktiv arbetsgivare framöver.
Så, hur ser förberedelserna inför framtiden ut rent krasst?
Vi följer myndighetsrekommendationer, men vi börjar sakta men säkert återgå till det “nya normala”. Vi arbetar kontinuerligt med rutiner för att hela tiden följa med i utvecklingen och för att arbetsplatsen ska bli så väl anpassad som möjligt till det nya. Vi har även börjat med workshops där alla avdelningar och medarbetare får vara med och tycka och tänka om hur arbetsplatsen ska ta form under hösten. Än så länge har vi inte några färdiga riktlinjer, men vi arbetar kontinuerligt med att förbereda hela organisationen från grunden. Nu och framåt kommer vi att behöva vara mer flexibla och “moderna” i vårt tänk som arbetsgivare för att fortsätta vara en attraktiv arbetsgivare även för den nya generationen.
Det gäller även att vi fortsatt har bra utbud och struktur av tekniska verktyg i form av laptops och telefoner för att snabbt kunna ställa om till distansarbete. Vi har till exempel omkring 60 000 datorer i IT-miljön och vi måste alltid se till att vår IT fungerar felfritt.
Peters fyra bästa tips för att lyckas med distansarbete
1. Den närmaste chefen måste ha en bra och tät dialog med respektive medarbetare
2. Alla medarbetare ska ha möjligheten att skaffa sig en god IT-vana och IT-mognad
3. Att man som arbetsgivare är flexibel och öppen för förändring
4. Ha ett förhandlingsbart kontrakt med IT-leverantörer som gynnar skalbarhet.
Kontakta oss
Vill du veta mer om hur vi på Macforum kan hjälpa ditt företag eller er verksamhet att bli bättre anpassade till framtidens arbetsvardag? Tveka då inte att kontakta oss - vi erbjuder tjänster och lösningar för både det fysiska och det digitala kontoret!
