Strukturerade, nästan strömlinjeformade arbetssätt och processer är något som de flesta - om inte alla - verksamheter gynnas av. Men varför är det så svårt att bygga dessa? Kanske för att de ansvariga inte är medvetna om problemet? I detta inlägg berättar vi om indikatorer att se upp med.

1) Dina anställda mejlar filer till varandra

"Mejlen är som fax" är ett talesätt bland IT-folk.  Men om dina anställa är tvungna att skicka filer fram och tillbaka som en bilaga i mejl, då är detta talesätt verklighet. Det kan sluta med att dokumentet fastnar i någons inbox eller går förlorat i en lång mejlslinga. Eller så har dess namn ändrats, och en eller flera personer i mejlslingan har gjort korrigeringar i tidigare versioner. Inte speciellt flexibelt, och ineffektivt!

2) Du hör någon anställd säga "vänta tills jag är tillbaka på kontoret så kan jag ge dig dokumentet"

Att kunna vara flexibel och ha åtkomst till dokument är grundläggande om man vill jobba agilt och snabbt. Men om er IT-miljö inte tillåter det, går de anställda miste om möjligheten att balansera arbete och privatliv. Förlusten för företaget kan bli mindre glad personal och ett fortsatt högt behov av kontorsyta.

3) Flera versioner av ett och samma dokument är i omlopp

Vi alla har varit med om det - affärskritisk information som inte riktigt är up to date, eftersom de som hade beställt den inte hade fått den senaste versionen. Då börjar jakten efter det rätta Excel-arket eller den rätta Powerpoint-presentationen, och denna jakt kan vara både spännande och fruktlös. Resultatet blir förvirring, uppgivenhet och frustration. 

4) Ni behöver vänta på en manuell mjukvaruuppdatering 

Program förändras och måste anpassas inför framtida krav. Det kan vara att det tillkommer nya funktioner och tillägg som gör mjukvaran ännu mer användbar, eller för att programmet inte längre är fungerar med andra system, eftersom dessa har uppdaterats. Ett tredje skäl till uppdateringar är säkerheten, eftersom IT-miljön måste skyddas från virusattacker eller dataintrång. Om ditt företag sitter med mjukvara som måste uppdateras i omgångar, skapar det också irritation bland personalen som under uppdateringstiden eventuellt måste vänta med en arbetsuppgift.  

När det gäller uppdateringar gäller det också att de sker i åtanke med kompatibilitet med andra system som inte har uppdaterats än. Ni kanske har "pushat" igenom en uppdatering av operativsystemet, men inte testat hur enstaka program påverkas?

5) Ni betalar en engångsavgift för program

Kostnadskontroll är en dygd för den VD:n som vill driva ett lönsamt företag,. Med det sagt gäller det att ha koll på utgifterna. Höga (och även enbart relativt höga) engångsinvesteringar bör helst undvikas, om man inte är en mästare på att skriva in tillgångar i balansräkningen och sedan göra avskrivningar. Helt enkelt därför att det rör sig om pengar som går åt,  och därmed likvida medel som företaget annars kan investera på annat håll..

Ovan exempel är det föråldrade sättet att bygga sin IT-miljö, och så behöver ert företag inte längre göra. Genom vår guide nedan så kan du stärka din organisation från grunden och därigenom öka effektiviteten.