Stabila nätverk, snabba chattprogram, effektiv telefoni och mycket mer, idag finns det en mängd smart och smidig teknik som kan ge dig och ditt företag fantastiska möjligheter. Men en viktig förutsättning för effektivt användande av IT är att alla vet hur de ska använda sig av tekniken. Glöm därför aldrig bort utbildningen!
När tekniken används på rätt sätt kan den effektivisera många delar av arbetet och skapa smidigare arbetsdagar. Men faktum är att, om ingen kan systemen, verktygen eller enheterna ni jobbar i, så fallerar det mesta. I det här blogginlägget tittar vi på varför utbildning är nyckeln till ett effektivt användande av IT och vad som är bra att tänka på när det gäller detta.
Okunskap hindrar medarbetare att göra ett så effektivt arbete som möjligt om de inte vet hur. Människor lär sig på olika sätt, därför går det inte att ta för givet att alla klarar "learning by doing". I slutändan kan kunskapsnivån ofta skilja sig mycket åt mellan kollegor. Det behöver du som företagare vara medveten om och ta hänsyn till när ni skaffar nya verktyg och system.
Okunskap kan också bli en flaskhals eftersom den medför att teknikens fulla kapacitet inte utnyttjas. Ett exempel: Sökfunktionen på en dator. Istället för att snabbt och smidigt söka upp dokumentet i sökrutan, går användaren varje gång in och söker upp filen “manuellt” via mappstrukturen. Genom att istället använda sökfunktionen kommer varje användare kunna spara många minuter under en arbetsdag.
Att ge sina medarbetare den utbildning de behöver för att kunna effektivisera sitt arbetet med hjälp av verktyg och enheter kommer även göra att de känner sig nöjdare. De får en mer friktionsfri arbetsmiljö och slipper bli frustrerade över att de står krav och stampar i gamla, tröga system. För även om de vet att det finns mer modern teknik att tillgå, så kommer de inte använda sig av den om de känner att de inte är trygga med den.
I de fall då medarbetare inte får en bra start med ett system eller en enhet finns det risk att det blir en uppförsbacke att använda dem. Ett tips är därför att alltid försöka få in en utbildning i offerten eller kalkylen från leverantören. Var även noga med att redan från början när ni implementerar ett nytt verktyg sätta upp en struktur för hur ni ska arbeta i det. Om en process för detta saknas finns det risk för att alla arbetar på olika sätt, vilket snabbt kommer skapa oreda bland dokument och information.
När den moderna teknik som finns idag används på rätt sätt kan den effektivisera både arbetsuppgifter och kommunikation. Men en viktig förutsättning för att effektivt kunna använda sig av IT är att de anställda vet hur den fungerar. Se därför alltid till att de anställda får den utbildning de behöver, till exempel genom att köpa in utbildningstimmar redan när ni upphandlar en offert med en leverantör.
Du har väl inte missat vår guide? Den ger dig fler konkreta tips för hur du kan stärka din organisation från grunden genom digitala verktyg och processer.