Innan ett företag investerar i ny utrustning, nya program och annan teknik kan det vara bra att veta vad man har. Att förvalta hård- och mjukvara under deras livstid bärgar för lönsamhet. Hela det här arbetet kallas för "Asset Management" och i den här artikeln tittar vi närmare på vad är i praktiken och vilka fördelarna med Asset Management är.
Asset management inom IT går ut på att som företag hålla reda på alla IT-relaterade tillgångar. Det gäller tillgångens livstid - från anskaffning tills att allt skrotas eller säljs. Det här kanske låter som en självklarhet, men faktum är att det inte är helt lätt om man aldrig har satt det i system. När en inventering väl görs kan det då helt oväntat upptäckas att anställd A har suttit på två datorer, varav den ena inte har använts på tre år eftersom den inte har rätt program eller tillräcklig processorkraft. Ur en ekonomisk synvinkel innebär det här att investeringen i den andra datorn inte har kunnat räknas hem, eftersom den inte har bidragit till produktivitet eller liknande.
IT asset management omfattar också övriga utgifter som finns inom området IT:
- Utbildning
- Konsultkontrakt
- Mjukvarulicenser
- Uppgraderingar
- Garantier och reparationer
- Underhåll och support
- Vad det kostar att byta ut och göra sig av med utrustning
IT asset management säkerställer att en organisations tillgångar redovisas, distribueras, underhålls, uppgraderas och avyttras när det är dags. Med andra ord säkerställer företaget att allt av värde, materiellt och immateriellt, spåras och används.
Utmaningen idag
Tidigare kunde företag kontrollera alla sina tillgångar inom sina egna väggar - även om det finns scenarion som ovan där anställd A visar sig ha suttit med två datorer, varav den ena inte har använts på flera år så var det förhållandevis okomplicerat.
Idag sträcker sig en organisations tillgångar till långt utöver det som är hårdvara. Program eller mjukvaror är numera oftast prenumerationsbaserade (tänk molntjänster) istället för att man installerar de "on premise". De anställda har ofta stora krav på vad de jobbar med och laddar ibland ner program från marknadsplatser och appbutiker. Den som ansvarar för IT på företaget måste därför vara flexibel och skräddarsy sin process för asset management.
Eftersom olika team jobbar med de verktyg som bäst passar deras behov är asset management en ännu viktigare del av en organisations övergripande strategi. Asset management kan bli en källa till uppdaterad information, minskade risker och kostnader. En bra process för asset management skapar en gedigen grund för att optimera budgetar, stödja livscykelhantering samt göra smarta beslut som påverkar hela organisationen.
3 fördelar med IT asset management
1. Ger en enda källa till sanning
Alltför ofta spåras tillgångar på olika platser av olika människor. Ingen enskild person äger processen eller informationen och det finns inget verktyg för det, vilket öppnar för oreda och fel. I slutändan blir det svårt att fatta välgrundade beslut. Med IT asset management som process övervakas användningen och förståelsen för beroenden så att den som ansvarar för IT på företaget kan fokusera mer på det som betyder mest för organisationen.
2. Förbättra användningen och eliminera avfall
Med IT asset management håller företaget sin information uppdaterad och förbättrar användningen. De sparar pengar genom att undvika onödiga inköp och minska licens- och supportkostnader. Det i sin tur medför ökad kontroll samt tvingar alla inom företaget till efterlevnad av säkerhets- och juridiska policyer. Dessa positiva konsekvenser för kostnader och produktivitet gynnar hela organisationen.
Ur miljösynvinkel undviker företaget onödiga inköp av hårdvara, vilket besparar utnyttjande av viktiga resurser och råvaror. Har man dessutom koll på livslängden, minskar man avfallet och gör också på detta sätt naturen en tjänst.
3. Möjliggör produktivitet utan att kompromissa med tillförlitligheten
Eftersom digitaliseringen idag har revolutionerat företagens sätt att jobba, handlar asset management om mycket mer än att enbart spåra bärbara datorer, dockningsstationer och tangentbord. Företag behöver Asset Management-processer och verktyg för att snabbt kunna leverera ny funktionalitet och tjänster utan att kompromissa med tillförlitligheten. Med tanke på företagens ökade beroende av plattforms- och infrastrukturtjänster kan effektiv asset management göra det möjligt för organisationer att hantera tjänster som betalas via on-demand.
Macforums erbjudande inom Asset Management
Vi vet att det här kan kännas överväldigande när det är dags att komma igång, att det kan vara svårt att reda ut vad du ska ta tag i först. På Macforum erbjuder vi både konsulttjänster och rådgivning för företag som vill komma igång med Asset Management. Idag erbjuder vi dessutom våra kunder och andra företag att smidigt och enkelt kunna managerera och hantera företagets IT-prylar i Velory (fd Smart Portal). Det är är precis som det låter en användarvänlig och enkel plattform där du kan samla all information om företagets enheter på ett och samma ställe. Det här underlättar asset management för företagare, men underlättar även för medarbetare som får en betydligt bättre överblick över vilka enheter hen har i jobbet och när det är dags att skaffa nytt. Vill du veta mer om detta, är du välkommen att kontakta oss! Klicka här eller på knappen nedan.
