När Pauline Grindvall startade sin e-handelsbutik för fem år sedan var orderhanteringen en stor flaskhals. Genom effektivisering och digitalisering har hon minskat tiden att få iväg en order från 5 minuter till 3 sekunder. Läs vår intervju med henne!
Som VD för My Perfect Day ser Pauline Grindvall till att företagets 7 medarbetare levererar det hemsidan lovar - ett stort och brett sortiment med tusentals produkter inom bröllopsdekorationer, kalasdekorationer och dekoration till baby shower, dop och andra festliga tillfällen.
Berätta om ditt företag!
Vi säljer dekorationer och dukningsdetaljer för bröllop. Bröllop är störst, sedan har vi produkter för (barn)kalas och baby showers. Vi är så att säga nischade inom nischen, och säljer stilrena produkter.
Vilken bransch är ni aktiva i?
B2C.
Hur många anställda har ni?
7 personer, alla sitter i i Karlstad.
Har du några förebilder bland entreprenörer eller visionärer?
Linn Tagesson, som startade Babyshop, är en riktig förebild. Hon startade från scratch och nu är hennes företag enormt stort. Som ledare är hon extremt business minded, och har den drivkraft som krävs. Dessutom är hon lite djärv och vågar ta risker, men har ändå med en strategi i bakgrunden.
Vilka har varit de vanligaste tidstjuvarna på kontoret?
När vi startade för 5 år sedan var orderhanteringen en manuell process. Jag tryckte varje faktura själv, kopierade adresserna och klistrade in för hand. Att få iväg en order tog flera minuter, upp till 5. Idag tar det kanske 3 sekunder. Returhanteringen har blivit smidigare också. Vi har pysslat mycket med processerna kring den. Fram till nyligen har den varit manuell men nu är den inte lika manuell längre, när det gäller adressuppgifterna.
Hur visste ni att det var effektivisering ni behövde?
Allt funkade ju så länge det bara handlade om ett par ordrar. Men när vi fick allt fler kunder och det strömmade in fler och fler ordrar så behövdes det andra lösningar. Då var automatisering och digitalisering ett naturligt steg. Och en lättnad, såklart.
Vilken var och är tekniken som gör det möjligt?
System och plattformar som går att koppla ihop. I grunden har vi vårt affärssystem, och det kopplas ihop med systemet för adressetiketter. Klarnas system för e-handel kopplades också till det.
Utöver det jobbar vi mycket i molnet. Jag lagrar alla mina och företagets filer i Dropbox, och kan därför komma åt dem när jag är på språng. Jag jobbar mycket i mobilen, svarar på nästan all mejl i den. Det funkar så bra att jag tar det för givet nuförtiden.
Vad är din syn på digitaliseringen?
Digitalisering är förenkling och förbättring. Även om man har processer som funkar. Det jag tittar på nu är en digitalisering av vår bokföring. Men jag måste hitta tiden för att ta det steget. Samtidigt, när jag väl har gjort det, frågar jag mig "varför har jag gjort det tidigare?"
I siffror, hur räknar ni hem er investering i digitala verktyg och processer?
En sådan investering kan absolut avspegla sig på sista raden. Men kanske även i andra positiva effekter, som till exempel att göra det enklare för sig eller personalen. Då kan jag som ledare, och de, lägga tid på annat. Arbetsmiljön blir ju lättare att jobba i.
Några andra ("mjuka") värden som du vill nämna som förbättrades i och med er digitalisering?
Arbetsmiljön i stort - det har blivit mer lättjobbat. Allt är mer lättillgänglig.
Våra kontorsanställda har möjlighet att jobba hemifrån. Men vi försöker vara på plats, eftersom vi växer så pass mycket nu. Det ska inte vara för långt emellan oss kollegor eftersom vi ibland måste fatta snabba beslut.
Har ni kommit så långt som ni vill?
Nej, det finns mycket mer vi skulle vilja digitalisera. Jag känner att jag vill hantera närvaro/frånvaro, det vill säga personalbiten mer digitalt. Detta för att förenkla och minska risken för fel. Och för att jag vill lägga tid på annat.
Jag tänker främst här på sjukanmälningar och förfrågningar om extratid. Sådant är ju enbart rent admin.
Sedan tittar jag också på vårt lager, här tror jag att digitala processer och verktyg skulle kunna minska risken för felplock exempelvis.
Vad är din hälsning till företagare/entreprenörer eller VD:ar som befinner sig i i början av sin digitala resa?
När man väl vågat ta det digitala steget, blir enklare för dig själv och dina anställda. Ta ett sådant exempel som att man som entreprenör aldrig har nog med tid. Man kan då med hjälp av digitala verktyg delegera bättre. Hos oss har jag märkt att vi minimerat ett antal risker avsevärt. Processer har förenklats och det blir mer friktionsfritt.
Har ni kunnat göra allt själv?
Jag har tagit hjälp av IT- och teknikexperter. De har kopplat ihop allt så att etikettskrivaren funkar och internet klaffar. När man inte behärskar tekniken så kan den kännas skrämmande.
