Under en arbetsdag finns det många repetitiva saker som tenderar att ta väldigt mycket tid. Dessa brukar kallas för tidstjuvar och vi tror att det är något de flesta känner igen. I det här blogginlägget skriver vi om de vanligaste.

För dig som entreprenör och/eller ägare av ett företag kan det vara bra att ha koll på vilka saker som faktiskt tar mycket tid under dagarna, både för dig och dina medarbetare. Kanske kan det vara en idé att se över vissa verktyg eller processer som idag går långsammare än nödvändigt. Tiden som ni sparar på att effektivisera vissa arbetsuppgifter gör att ni istället kan fokusera på kärnverksamheten, er tillväxt och företagets lönsamhet.

Här är fem vanliga tidstjuvar på kontoret:

1. Mejlen.

Alla dessa mejl som varje dag trillar in i inkorgen, kanske uppskattade av vissa… men troligtvis mestadels en tidstjuv för andra. Det tar mycket tid att läsa igenom, prioritera, svara och ta action på dem. När ett företag är mindre kan mejlen fungera utmärkt som främsta kommunikationskanal, men så fort företaget börjar växa kan mejlen bli en flaskhals. Fler anställda innebär fler inblandade vilket lätt gör att det uppstår en förvirring kring vem som ska göra vad, vem ska bli CC:ad på vilket mejl och så vidare? I värsta fall hamnar mejlen långt ner i inkorgen och missas.

2. Ineffektiva och fysiska möten.

Möten tenderar att ta en hel del tid, på flera sätt. Ett fysiskt möte som sker långt ifrån din arbetsplats kräver tid i form av transport och gör att du tappar en del arbetstid. Under en dag då möten mer eller mindre löser av varandra kan de snabbt bli en tidstjuv. Den andra anledningen när det gäller just möten är att många av dem känns ineffektiva, vilket till stor del beror på att vi har en möteskultur i Sverige som innebär att fler än nödvändigt ofta är med. Därför kan det vara bra att se över möteskulturen och sätta ramar för hur era möten ska bli så effektiva som möjligt.

3. Manuella processer.

Ytterligare en vanlig tidstjuv är manuella processer, något som fortfarande är ganska vanligt på många företag. Det kan till exempel vara viss bokföring, fakturering eller orderhantering som sker manuellt. Men även bokningar av resor, hotell eller andra aktiviteter som görs via telefon, något som tar tid för både kund och mottagare.

4. Dålig planering.

Att planera sin arbetstid väl kan vara svårt för vissa, men faktum är att dålig planering (eller ingen alls) i slutändan kan bli en stor tidstjuv. Arbetsuppgifter som lämnas oavslutade, eller uppgifter som saknar marginaler tidsmässigt kan lätt ta mer tid än du har räknat med. Även de arbetsuppgifter som skjuts upp för att “göras senare” kan ta mer tid än du tror och därför bli tidstjuvar.

5. En trög arbetsmiljö.

Idag är kraven på fungerande teknik större än någonsin, eftersom möjligheterna för det finns. Däremot så finns det fortfarande många företag som använder sig av äldre system som ofta är trögare och krångligare än nödvändigt. De blir snabbt tidstjuvar när de anställda behöver sitta och vänta på att systemet ska starta igen.

Sammanfattning