Du som har letat dig in till den här bloggposten söker troligtvis efter information om företagstelefoni och telefonväxlar, i jakten på att hitta svaret på vilken telefonväxel som passar just ditt företag? Då har du kommit helt rätt! Här kan du nämligen läsa om olika typer av växellösningar för företag, vad skillnaden är mellan dem och och få tips på hur du kan lista ut vilken telefonväxel som passar er verksamhet.

Varför bör företag ha en telefonväxel? 

Ja, för många kanske det inte kommer som en överraskning att det är värt att implementera en telefonväxel i företaget eller organisationen. En telefonväxel är nämligen ett av de allra bästa och enkla hjälpmedlen för att skapa ordning, tydlighet och tillgänglighet inom verksamhetens telefoni. Och, om du som företagare redan har påbörjat sökandet efter information om telefonväxlar så vågar vi nästan lova att din verksamhet behöver en.

Kanske har du och dina medarbetare redan upplevt nackdelarna med att inte ha telefonväxel, såsom att kunder har svårt att komma fram, ni kanske glömmer att ringa tillbaka, ni har missat inkommande förfrågningar eller så har ni missnöjda kunder som inte fått rätt välkomnande eller vägledning när de ringer till er? 

Oavsett hur ditt företags telefoni ser ut så är det oftast en bra idé att investera i en funktionell och behovsanpassad telefonväxel, även om ni är ett mindre företag. Det här gäller speciellt då många verksamheter har ställt om och anpassat sig till en hybrid och mobil arbetsmiljö, där medarbetare till exempel kan sköta sitt jobb på distans från en smartphone eller laptop. En välkomsthälsning, ett enkelt menyval eller möjligheten att bli kopplad till rätt person är bara några exempel på hur en telefonväxel kan göra stor skillnad, framför allt sett till kundservice och tillgänglighet. Utöver detta finns det många fler smarta funktioner som du enkelt kan nyttja, framför allt om ditt företag investerar i en modern, digital telefonväxel. 

Äldre växelsystem – högre kostnader och mer krångel

Fasta telefonväxlar har en analog anslutning mot telenätet. Det betyder att företag eller organisationer som har den här typen av telefonväxlar måste ha en fysisk hårdvara i sin lokal eller kontor, så kallade platsbaserade telefonväxlar eller ”on-premise”-växlar. Det här innebär troligtvis att dessa företag har upplevt stor frustration över höga driftkostnader, bristfällig flexibilitet och begränsade funktioner.

I analoga växellösningar går telefonlinjen in i telefonväxeln, för att sedan kopplas vidare till verksamhetens (ofta fasta) telefoner. Fördelen med platsbaserade växellösningar är att det är en stabil växel som skräddarsys efter unika och specifika krav kring säkerhet och drift – alltså en telefonväxel som inte passar större delen av företagen i Sverige. Nackdelen med fasta växlar är framför allt att de har långtifrån lika många funktioner som sina moderna efterträdare, samtidigt som de är mycket omständiga att uppgradera, skala upp eller ner och att de kostar mycket pengar i både inköp och drift.

På grund av detta så är det många företag och organisationer som väljer telefoni och växelsystem som stämmer överens med övrig företagskommunikation, som idag nästan alltid är digital och molnbaserad. Den här mer moderna formen av telefoni har gjort att verksamheter på kort tid kan bli mer resurseffektiva, samtidigt som kommunikationen, både internt och externt, blir mer smidig och lätthanterlig.   

Vad är skillnaden mellan molnbaserad telefonväxel och mobil växel?

Med "moderna telefonväxlar" så menar vi digitala växellösningar – molnbaserade eller mobila. Många tror att dessa alternativ är samma sak, men det finns några tydliga skillnader.

En molnväxel erbjuds ofta som en SaaS-tjänst (Software as a Service). Det innebär att företag prenumererar på en digital växel mot en återkommande avgift, istället för att köpa sin växel. De allra flesta molnväxlar finns att tillgå i en basversion som sedan byggs och anpassas efter behov. Det allra mest praktiska och fördelaktiga med en molnväxel är att den uppdateras löpande av leverantören, precis som andra mjukvaror och appar, så att du eller en administratör inte behöver lägga tid på underhåll eller uppdateringar.    

Så, vad är en mobil växel? Sett till de allra mest grundläggande aspekterna fungerar dessa telefonväxlar på samma sätt – båda är digitala och underhålls ofta externt. Men, den stora olikheten är att i en mobil växel så ligger hela lösningen och alla mobilabonnemang knutet till en specifik operatör. Det gör att en mobil växel är mindre flexibel jämfört med en molnväxel, som ofta är operatörsoberoende. 

Vilken telefonväxel passar ditt företag?

Hur gör du för att välja rätt?

• Vilka funktioner behöver ni i er dagliga verksamhet, kopplat till telefonen?
• Hur många användare har ni internt?
• Har ni externa system integrerade i telefonväxeln?
• Saknar ni några funktioner i er nuvarande telefonväxel?
• Hur ser budget för telefoni ut idag och planerar den att förändras?

• Hur mycket flexibilitet behöver ni? Hur kan ert behov se ut om två eller fem år, hur många användare kan behövas då? Har ni siktet inställt på att skala upp och skapa nya team, sektioner eller öppna nya butiker?
  
  
• Hur enkelt ska det vara att göra ändringar, lägga till nya funktioner och skala upp eller ner antal användare och justera abonnemanget? Vad är kostnaderna för dessa justeringar och finns det några gränser?
  
  
• Kommer ni använda mobiltelefoner eller andra typer av telefoner, till exempel ringa via datorn med hjälp av softphone? Kommer era användare att befinna sig i Sverige eller utomlands? Vill ni låsa er telefonväxel till en operatör eller vill ni tillåta flera olika leverantörer?

Frågor att ställa till leverantören av telefonväxeln 

• Kan hela telefonväxeln skötas från en plattform? I en molnbaserad telefonväxel ska användare enkelt kunna sköta allt från växelfunktioner till mobilabonnemang, utan krångel och extra kostnader. 
  
  
• Hur fungerar telefonväxeln sett till ett hybridkontor eller distansarbete? Tänk på att den lösningen som ni väljer ska vara enkel att använda på kontoret och hemmakontoret, både via mobilen och datorn, med funktioner som underlättar kommunikation och samarbete.
  
  
• Erbjuder leverantören support? Ja, det kan behövas snabb och effektiv support om det skulle uppstå tekniska problem – det är inte värt att låta växeln ligga nere. Undersök om leverantören har erfarenhet av er bransch och typ av verksamhet.
  
  
• Hur användarvänlig är telefonväxeln? En modern växel ska vara enkel att hantera, utan något krav på utbildning av användare.
  
  
• Finns det tillhörande analysverktyg? Många leverantörer erbjuder till exempel dashboards där det blir enkelt att följa med aktiviteten i realtid, samt lägga till eller ta bort användare, eller se samtalshistorik.

Självklart kan det bli svårt att få alla svar på plats. Men, våra allra viktigaste rekommendationer är att du undersöker flexibiliteten och skalbarheten, både i den faktiska produkten och i avtalet eller abonnemanget. Er telefonväxel ska vara ett verktyg som följer verksamhetens utveckling och hjälper er att prestera bättre – inte vara en bromskloss eller en belastning för era resurser.