Du som har letat dig in till den här bloggposten söker troligtvis efter information om företagstelefoni och telefonväxlar, i jakten på att hitta svaret på vilken telefonväxel som passar just ditt företag? Då har du kommit helt rätt! Här kan du nämligen läsa om olika typer av växellösningar för företag, vad skillnaden är mellan dem och och få tips på hur du kan lista ut vilken telefonväxel som passar er verksamhet.
Ja, för många kanske det inte kommer som en överraskning att det är värt att implementera en telefonväxel i företaget eller organisationen. En telefonväxel är nämligen ett av de allra bästa och enkla hjälpmedlen för att skapa ordning, tydlighet och tillgänglighet inom verksamhetens telefoni. Och, om du som företagare redan har påbörjat sökandet efter information om telefonväxlar så vågar vi nästan lova att din verksamhet behöver en.
Kanske har du och dina medarbetare redan upplevt nackdelarna med att inte ha telefonväxel, såsom att kunder har svårt att komma fram, ni kanske glömmer att ringa tillbaka, ni har missat inkommande förfrågningar eller så har ni missnöjda kunder som inte fått rätt välkomnande eller vägledning när de ringer till er?
Oavsett hur ditt företags telefoni ser ut så är det oftast en bra idé att investera i en funktionell och behovsanpassad telefonväxel, även om ni är ett mindre företag. Det här gäller speciellt då många verksamheter har ställt om och anpassat sig till en hybrid och mobil arbetsmiljö, där medarbetare till exempel kan sköta sitt jobb på distans från en smartphone eller laptop. En välkomsthälsning, ett enkelt menyval eller möjligheten att bli kopplad till rätt person är bara några exempel på hur en telefonväxel kan göra stor skillnad, framför allt sett till kundservice och tillgänglighet. Utöver detta finns det många fler smarta funktioner som du enkelt kan nyttja, framför allt om ditt företag investerar i en modern, digital telefonväxel.
Fasta telefonväxlar har en analog anslutning mot telenätet. Det betyder att företag eller organisationer som har den här typen av telefonväxlar måste ha en fysisk hårdvara i sin lokal eller kontor, så kallade platsbaserade telefonväxlar eller ”on-premise”-växlar. Det här innebär troligtvis att dessa företag har upplevt stor frustration över höga driftkostnader, bristfällig flexibilitet och begränsade funktioner.
I analoga växellösningar går telefonlinjen in i telefonväxeln, för att sedan kopplas vidare till verksamhetens (ofta fasta) telefoner. Fördelen med platsbaserade växellösningar är att det är en stabil växel som skräddarsys efter unika och specifika krav kring säkerhet och drift – alltså en telefonväxel som inte passar större delen av företagen i Sverige. Nackdelen med fasta växlar är framför allt att de har långtifrån lika många funktioner som sina moderna efterträdare, samtidigt som de är mycket omständiga att uppgradera, skala upp eller ner och att de kostar mycket pengar i både inköp och drift.
På grund av detta så är det många företag och organisationer som väljer telefoni och växelsystem som stämmer överens med övrig företagskommunikation, som idag nästan alltid är digital och molnbaserad. Den här mer moderna formen av telefoni har gjort att verksamheter på kort tid kan bli mer resurseffektiva, samtidigt som kommunikationen, både internt och externt, blir mer smidig och lätthanterlig.
Med "moderna telefonväxlar" så menar vi digitala växellösningar – molnbaserade eller mobila. Många tror att dessa alternativ är samma sak, men det finns några tydliga skillnader.
En molnväxel erbjuds ofta som en SaaS-tjänst (Software as a Service). Det innebär att företag prenumererar på en digital växel mot en återkommande avgift, istället för att köpa sin växel. De allra flesta molnväxlar finns att tillgå i en basversion som sedan byggs och anpassas efter behov. Det allra mest praktiska och fördelaktiga med en molnväxel är att den uppdateras löpande av leverantören, precis som andra mjukvaror och appar, så att du eller en administratör inte behöver lägga tid på underhåll eller uppdateringar.
Så, vad är en mobil växel? Sett till de allra mest grundläggande aspekterna fungerar dessa telefonväxlar på samma sätt – båda är digitala och underhålls ofta externt. Men, den stora olikheten är att i en mobil växel så ligger hela lösningen och alla mobilabonnemang knutet till en specifik operatör. Det gör att en mobil växel är mindre flexibel jämfört med en molnväxel, som ofta är operatörsoberoende.
Självklart kan det bli svårt att få alla svar på plats. Men, våra allra viktigaste rekommendationer är att du undersöker flexibiliteten och skalbarheten, både i den faktiska produkten och i avtalet eller abonnemanget. Er telefonväxel ska vara ett verktyg som följer verksamhetens utveckling och hjälper er att prestera bättre – inte vara en bromskloss eller en belastning för era resurser.