Macforums blogg

Joakim Bank

Verksamhetschef på Macforum i Karlstad

11 May 2021 5 minuter

Företagets IT - balansräkning eller resultaträkning?

Många företag funderar på om det är bäst att köpa eller hyra sin IT-utrustning. I det här blogginlägget dammar jag av mina kompetenser som civilekonom och ger mina bästa tips på hur företag ska redovisa inköp av IT-utrustning. På ett eller annat sätt kommer företagets IT-kostnader alltid hamna i resultaträkningen eftersom det är där kostnader syns. 

 

"Antingen så bokförs det som tillgångar som sedan skrivs av eller som en kostnad. Tillgångar och skulder hamnar i en balansräkning medans kostnader och intäkter hamnar i en resultaträkning".

Min gamla lärare Åke tog alltid exemplet med en ask Läkerol för att beskriva några grundläggande ekonomiska termer.  Vi antar att en ask Läkerol kostar 10 kronor och innehåller 30 tabletter. När du köper asken har du en utgift och när du betalar den i kassan så gör du en utbetalning. Däremot så har du inte haft någon kostnad än, utan den uppstår först när du äter en tablett. När du har ätit upp 15 tabletter, hälften av de 30 som du har köpt, har du en kostnad på 5 kronor. Men eftersom du har hälften av tabletterna kvar så har du också en tillgång på 5 kronor.

En engångskostnad i resultaträkningen

Det vore dock orimligt mycket arbete att bokföra sådana små belopp och därför finns det regler som förenklar det här. Om ett inköp är på mindre än ett halvt prisbasbelopp så får ett företag göra avdrag och bokföra hela kostnaden direkt vid anskaffningstillfället, trots att det som köpts har ett värde även efter inköpet. För ett räkenskapsår som startar under 2021 är ett halvt prisbasbelopp 23 799 kronor. Det här innebär att om det har köpts in IT för ett värde av 23 799 kronor eller mindre så kan köpet bokföras som en vanlig kostnad i resultaträkningen. Kostar en dator 22 000 kronor kan det alltså bokföras som en direkt kostnad. 

En tillgång som skrivs av

Om datorn däremot kostar 25 000 kronor så måste den bokföras som en tillgång i balansräkningen. Dock kommer inte datorn vara värd 25 000 kronor för evigt, utan den kommer att minska i värde när den inte längre är ny och har använts. Därför finns det regler som säger att det ska göras avskrivningar och en avskrivning är ett sätt att redovisa värdeminskningen på. Ett exempel på det är att när en dator skrivs av på tre år, bedömer Skatteverket att datorn bara kan användas i dessa tre år och att den i bokföringen inte skall vara värd någonting efter den perioden. Exemplet stämmer däremot inte överens med verkligheten då vi på Macforum är beredda att betala cirka 7 000 kronor, en relativt stor del av det ursprungliga värdet, för att byta in datorn efter de tre åren. Exakt vad vi betalar för din gamla produkt kan du ta reda på här: macforum.se/inbyte/foretag

Problemet med avskrivningar är att de ofta görs enbart i samband med ett bokslut eller delårsbokslut. Detta gör det svårt för ett företag att överblicka vad deras exakta kostnader för IT är, vilket i sin tur gör det svårt att budgetera kostnader. Skulle företaget dessutom byta in enheten till Macforum för cirka 7 000 kronor efter tre år ska även den intäkten bokföras - vilket skapar en hel del arbete för ekonomiavdelningen.

IT som tjänst - hyra

I mina ögon så är det enklaste sättet att inte göra inköp - hyr istället den utrustning som behövs i er verksamhet. Om datorn för 25 000 kronor hyrs i 24 månader blir hyreskostnaden cirka 750 kronor i månanden, inklusive en förmånlig försäkring. 750 kronor i 24 månaden blir en total kostnad på 18 000 kronor, alltså 7000 kronor lägre än vad datorn egentligen kostade, då företaget har fått andrahandsvärdet efter avtalstiden i rabatt redan från start.

Att hyra utrustning innebär helt enkelt att företaget varje månad eller kvartal får en faktura på hyra av datorer, tjänster och produkter som samlas med försäkringar, supportavtal eller tillbehör. På så sätt kan företaget lätt budgetera vad en dator, telefon eller komplett arbetsplats för en anställd kostar och ha en tydlig överblick.

 

Kontakta oss