Är det bäst att hyra eller köpa företagets IT-utrustning och hur ska du tänka kring bokföringen? I det här blogginlägget ger vi dig tips på hur du kan tänka kring ämnet och om ditt företag ska ha IT-utrustning och teknik i resultat- eller balansräkningen. Vi har tagit hjälp av vår expert Joakim Bank för att svara på frågor.
En engångskostnad i resultaträkningen
I många fall är det orimligt att bokföra väldigt små belopp och därför finns det regler som förenklar det här. Om ett inköp är på mindre än ett halvt prisbasbelopp så får ett företag göra avdrag och bokföra hela kostnaden direkt vid anskaffningstillfället, trots att det som köpts har ett värde även efter inköpet. För ett räkenskapsår som startar under 2021 är ett halvt prisbasbelopp 23 799 kronor. Det här innebär att om det har köpts in IT för ett värde av 23 799 kronor eller mindre så kan köpet bokföras som en vanlig kostnad i resultaträkningen. Kostar en dator 22 000 kronor kan det alltså bokföras som en direkt kostnad.
Tillgångar som skrivs av
Om datorn däremot kostar 25 000 kronor så måste den bokföras som en tillgång i balansräkningen. Dock kommer inte datorn vara värd 25 000 kronor för evigt, utan den kommer att minska i värde när den inte längre är ny och har använts. Därför finns det regler som säger att det ska göras avskrivningar och en avskrivning är ett sätt att redovisa värdeminskningen på. Ett exempel på det är att när en dator skrivs av på tre år, bedömer Skatteverket att datorn bara kan användas i dessa tre år och att den i bokföringen inte skall vara värd någonting efter den perioden. Exemplet stämmer däremot inte överens med verkligheten då vi på Macforum, eller Apple, är beredda att återbetala dig för din äldre teknik eller IT-utrustning. Exakt vad vi på Macforum betalar för dina äldre produkter kan du läsa mer om i vår tjänst för inbyte!
Problemet med avskrivningar är att de ofta görs enbart i samband med ett bokslut eller delårsbokslut. Detta gör det svårt för ett företag att överblicka vad deras exakta kostnader för IT är, vilket i sin tur gör det svårt att budgetera kostnader. Skulle du som företagare dessutom byta in enheter för cirka 7 000 SEK efter tre år ska även den intäkten bokföras - vilket skapar en hel del arbete för ekonomiavdelningen.
Hur fungerar detta i praktiken?
"Antingen så bokförs IT-utrustningen som tillgångar, som sedan skrivs av eller som en kostnad. Tillgångar och skulder hamnar då i balansräkningen, medans kostnader och intäkter hamnar i resultaträkningen"
Vi tar ett konkret exempel genom att använda en ask med Läkerol. Vi antar att asken kostar 10 kronor och innehåller 30 tabletter. När du köper asken har du en utgift och när du betalar den i kassan så gör du en utbetalning. Däremot så har du inte haft någon kostnad än, utan den uppstår först när du äter en tablett. När du har ätit upp 15 tabletter, hälften av de 30 som du har köpt, har du en kostnad på 5 kronor. Men eftersom du har hälften av tabletterna kvar så har du också en tillgång på 5 kronor.
Därför borde företag hyra IT-utrustning eller Apple-produkter
Vi är stora förespråkare av att hyra istället för att köpa IT-utrustning. Om en dator för 25 000 SEK hyrs i 24 månader blir hyreskostnaden cirka 750 kronor i månanden, inklusive en förmånlig försäkring. 750 SEK i 24 månaden blir en total kostnad på 18 000 SEK – alltså 7000 SEK lägre än vad datorn egentligen kostade, då företaget har fått andrahandsvärdet efter avtalstiden i rabatt redan från start.
Att hyra utrustning innebär helt enkelt att företaget varje månad eller kvartal får en faktura på hyra av datorer, tjänster och produkter som samlas med försäkringar, supportavtal eller tillbehör. På så sätt kan företaget lätt budgetera vad en dator, telefon eller komplett arbetsplats för en anställd kostar och ha en tydlig överblick.
