Trög kommunikation som tar mycket tid i onödan blir snabbt en stor flaskhals. Mejl som drar ut på tiden, ett evigt ringande för att få tag i någon och fysiska möten är några exempel på faktorer som kan påverka kommunikationen negativt. I det här blogginlägget ger vi dig tre knep för att effektivisera er internkommunikation med hjälp av modern och digital teknik som finns idag.
1. Byt ut mejl mot chatt
Mejl är fortfarande den främsta kommunikationskanalen på många företag, vilket generellt fungerar bra för mindre verksamheter. Men så fort de börjar växa blir det svårare. Ju fler som är inblandade i en mejltråd, desto trögare och långsammare tenderar kommunikationen att bli. I värsta fall hamnar mejl längst ner i inkorgen, utan att någon tar action på det eftersom att ansvarsfördelningen ofta blir ganska otydlig via mejl. Genom att istället använda sig av så kallade instant messeging-verktyg kommer er kommunikation blir betydligt snabbare och mer effektivt. Kommunikationen sker via chatt i olika kanaler, vilket också skapar en tydligare struktur och gör att ni slipper lägga tid på att leta upp rätt mejl. All kommunikation kring kunden eller det specifika projektet sker i en egen kanal. Att er internkommunikation blir snabbare och mer effektiv spiller i slutändan över på kunden, som inte behöver vänta lika länge på att få svar.
2. Effektivisera telefonin
Vi har full förståelse för att många blir lite smått frustrerande när telefonen ringer i tid och otid, under möten och efter arbetstid. Men det är svårt att komma ifrån att telefonen är en central del i kommunikationen och genom teknik såsom effektiv telefoni kan du själv styra hur och när du vill och kan bli nådd. Det möjliggör att koppla ihop fler enheter till samma nummer, där en enhet alltid går att komma fram på, medan den andra anpassar sig efter till exempel frånvaro eller möten. Flexibiliteten som effektiv telefoni innebär möjliggör för kollegor och kunder att lättare nå dig eftersom de på ett smidigt sätt får information om när du är tillgänglig.3. Videomöten förenklar
Långa och många möten som nästintill avlöser varandra tenderar att äta upp en hel del tid under en arbetsvecka. Speciellt i de fall då du fysiskt måste vara på plats för att mötet ska bli av. Att använda sig av modern teknik för att hålla möten på distans via video effektiviserar kommunikationen på flera sätt, till exempel ökar det möjligheten för fler att delta i mötet eftersom det här formatet inte kräver att folk är på plats.
Förutsättning är dock att man har rätt utrustning för distansmötet. Annars riskerar man ett liknande scenario som i denna film.
Sammanfattning
Kommunikation som går långsamt och i onödan äter upp onödigt mycket tid blir snabbt en flaskhals och riskerar att påverka både medarbetare och kunder negativt. Långa svarstider och arbetsuppgifter som till och med hamnar mellan stolarna på grund av otydlig ansvarsfördelning i mejlslingor är två exempel på hur. Men idag finns det en mängd smarta verktyg som kan hjälpa dig och dina medarbetare att effektivisera er kommunikation, snabba chattverktyg och effektiv telefon är två av dem.
Vill du läsa mer om hur du kan stärka din organistion från grunden? Ladda ner vår guide!
