Så ni har bestämt er för att flytta era filer till molnet och prenumerera på en molntjänst, och vill veta hur processen går till? I detta inlägg går jag steg för steg igenom hur vi på Macforum brukar lägga upp arbetet när det gäller att upprätta en molnserver.

Anledningarna till att spara sina filer i molnet är många. Molntjänster bidrar till en modernare arbetsplats. För en anställd innebär möjligheten att hantera och lagra information online istället för på datorn att arbetet blir mer flexibelt. Användningen av en molntjänst är också ett sätt för företag att frigöra tid för annat. Många frågar sig också "är det säkert med molntjänster?”.  Exempelvis lagras alla filer trippelt på en Dropboxserver, det vill säga att leverantören ser till att informationen finns på flera platser, samtidigt som allting är harmoniserat med GDPR-ramverken.

Steg 1: Samtal, kartläggning och offert

I vårt första samtal med den potentiella kunden tar vi reda på hur allting är uppsatt - filhanteringen, mejlen och mycket mer. Dessutom pratar vi om vilka förväntningar kunden har på resultatet. Vi kartlägger helt enkelt hur långt vi kan komma med tjänsten som vi erbjuder i förhållande till förväntningarna.

Känner vi och motparten att vi kan vara "rätt för varandra" skickar vi en offert inklusive avgränsningar, hur lång tid migreringen eller dataflytten kommer att ta samt övriga frågor. Oftast bygger våra offerter på fastpris, eftersom Macforum lägger ett stort fokus på förarbete och förstudie. Detta upplägg är en trygghet för kunden som försäkrar sig om att slutfakturan inte överstiger det offererade priset.

Steg 2: Projektstart med upplägg av informationsrutiner

Inför projektstart har vi samlat på oss allt vi behöver för att kunna göra flytten. Vi sammanställer vår interna planering, vi bestämmer upplägget tillsammans med konsulterna som ska utföra arbetet. Projektet bryts ner i sprintar på mellan en halvdag och en dag. Om projektet är längre än en vecka, så skickar vi veckorapporter och statusuppdateringar.

Jag som säljare följer alltid upp och har kundkontakten tillsammans med konsultkoordinatorn.

Steg 3: Migrationen genomförs, licenser fördelas och mappstruktur skapas 

När migrationen är färdig och alla licenser är klara så gör vi i sista skedet en så kallad delta-migrering för att få med de senaste ändringarna i filerna och dokumenten. Sedan är det dags för licensfördelning. Eftersom Dropbox bygger på en prenumerationsmodell så gör vi en bedömning på hur många licenser kunden behöver. 

Nästa steg är en uppsättning av struktur med gemensamma och personliga mappar. Om kunden redan har en bra struktur så kopierar vi den rakt av. Vi går dock aldrig in och "petar" på filnivå, utan vi delar ut behörigheter på mappnivå.

Steg 4: Installation av mjukvara, utbildning och support

Därefter installeras mjukvaran hos de berörda användare som behöver den. Det kan ske på tre olika sätt: på plats, på distans eller så skickar vi instruktioner. Det sistnämnda alternativet är mest prisvärt för kunden, men kräver en stor datorvana hos beställaren.

Vi gör en utbildning innan de anställda släpps in i mappstrukturen -  en heldag eller två halvdagar. I utbildningen visar vi var man kan lagra filer och dokument - i datorn, på molnet och både/och. Bland annat tipsar vi om att filer som man inte längre aktivt jobbar med kan läggas enbart i molnet.

Förutom utbildning erbjuder vi också support. Vi brukar rekommendera att vi finns tillgängliga under de första två veckorna så att personal snabbt kan få svar på frågor.

Steg 5: Avveckling av server, avstämning och feedback

Den gamla fysiska servern behöver till slut avvecklas. Vi ger rekommendationer kring hur det går till på ett miljövänligt och datasäkert sätt. I de allra flesta fall tar vi hand om den gamla utrustningen. Om det finns ett restvärde för materialet så omvandlas till en kredit på Macforum som kunden kan handla annat för.

I samband med faktureringen har jag en avstämning med kunden. Efter ytterligare en period (4-6 veckor) vill vi dessutom ha feedback både till säljaren och till projektgruppen för att eventuellt förbättra våra processer.

Sammanfattning

Macforums process för att ersätta en fysisk server med en molntjänst omfattar 5 steg. Den är smidig, beprövad och har visat sig fungera för både små och medelstora företag. Vill du ha ytterligare information kring dataflytt, migering eller molntjänster som helhet? Kontakta oss gärna.