Lowe Smed som jobbar med marknadsföring på Macforum flyttade hösten 2019 från sin kontorsplats i Göteborg till Thailand. Sedan dess har han jobbat för oss i bland annat Malaysia och Indonesien. Och det fungerar friktionsfritt! Vi berättar om Lowes lösning och vad du bör tänka på för att erbjuda dina anställda en platsoberoende arbetsplats.

Så startade allt

Lowe har jobbat länge hos oss på Macforum, redan för tio år sedan började han i butiken i Göteborg. Efter några år på marknadsavdelningen började han intressera sig för begreppet "digital nomad" och upptäckte hur vanligt det hade blivit med distansarbete.

- Jag talade om mina tankar för min närmaste chef Erika Sörum och tillsammans med Macforums VD Martin Barregård kom vi fram till att testa upplägget, berättar Lowe.

För Martin som VD innebar tanken kring att ge en av sina anställda ett mer flexibelt upplägg kring arbetsort och -tider framför allt två fördelar:

- Upplägget ger oss som företag möjligheten att behålla kompetensen som Lowe besitter. Samtidigt kan vi som arbetsgivare vara en stor del i medarbetarens personliga utveckling. Och mina farhågor gällande om det kommer att funka i förhållande till andra kollegor och team har inte besannats. Så min hälsning till andra företag som funderar på att erbjuda distansjobb är att de ska våga testa. 

Så fungerar arbetet idag

Både för oss på Macforum och Lowe har det digitala nomadlivet förstås inneburit en stor omställning - men det mesta fungerar ändå som vanligt. Det Lowe behöver för att göra sitt jobb är datorn och utöver det en hyfsad internetuppkoppling. Marknadsteamet har en tight kommunikation med hjälp av program som Microsoft Teams och Slack. Planering och arbetsfördelning sker i Trello och marknadsavdelningen har veckomöten där arbetet följs upp och planeras framåt. Filer som behöver finnas tillgängliga för samtliga i teamet delas enkelt via Dropbox Business.

- Tidsomställningen gör det möjligt för mig att ligga steget före och uppdatera hemsidan och kampanjer när Sverige sover, säger Lowe. 

Tomt utan Lowe, men arbetsmässigt ingen större skillnad

- Det är såklart väldigt tomt och tråkigt utan Lowe på plats fysiskt i teamet, men i övrigt tycker jag inte att det är någon större skillnad, säger Erika Sörum som är Macforums marknadschef.

Hon menar att hennes avdelning tack vare Teams kan ha kontinuerliga veckoavstämningar med både ljud och video och att det då nästan känns som att Lowe är på plats i Göteborg.

- Vi hörs även dagligen i forumet och stämmer av vad som händer rent arbetsmässigt, och även lite privat såklart. Att ha gemensamma gruppmöten är inte heller några konstigheter så länge Lowe har tillgång till bra uppkoppling, berättar Erika.

Vad bör man tänka på som chef för att få det att fungera med medarbetare på distans?

Planering och tydlighet är otroligt viktigt för att få det att fungera, samt att prioritera vad medarbetaren ska lägga fokus på, tycker Erika. Som vi nämnde använder vi på Macforum oss av Trello för detta:

- Där är det väldigt viktigt att jag prioriterar vad Lowe ska göra och i vilken ordning, så att det inte är några tveksamheter kring vad han ska ta sig för när han stämplar in. Speciellt med tanke på att kollegorna befinner sig i olika tidzoner och han därmed inte alltid kan ställa frågor till dem. Sedan är det viktigt med kontinuerliga avstämningar där man kan prata ihop sig om vad som behöver göras. 

Slutsats

För Lowe Smed på Macforums marknadsavdelning har möjligheten att jobba på distans gjort honom gladare och mer inspirerad. Tiden han jobbar, oavsett om det är natt eller dag i Sverige, har blivit effektiv då han kan fokusera på jobbet i en miljö där han trivs. Han upplever att fokus på arbetet blir bättre när kommunikationen bara sker när det är absolut nödvändigt. Att inte kunna befinna sig på plats fysiskt har också gjort att kommunikationen i teamet med planering, struktur och samarbete har blivit tydligare och mer organiserad.

Macforum som organisation har tagit ett stort steg i att bli ett mer modernt företag som kan erbjuda sina anställda en flexibel arbetsplats. Frågan hur man vill jobba blir allt vanligare i jobbsökandet och här är det viktigt att ligga i framkant för framtida rekryteringar genom att kunna erbjuda en flexibel arbetsplats. Sist men inte minst har erfarenheten av hur det fungerar i praktiken också gjort oss mer förstående och tryggare i hur tjänsterna och de tekniska lösningarna som vi erbjuder fungerar när de används fullt ut.

Macforum är bara ett exempel bland många företag som erbjuder distansarbete som en del av en attraktiv arbetsplats. I vår guide finns tips och råd för hur du stärker din organisation från grunden och får en välstrukturerad infrastruktur.