Även stabsfunktioner är inblandade i frågor som gäller kunderna. Allt fler chefer inom HR, ekonomi och andra avdelningar säger att kundresan är central för deras arbete. Då måste de anställda kunna fokusera på kunderna och IT får inte vara något hinder.

Hos företag utan IT-avdelning får oftast någon avdelningschef axla IT-ansvaret, exempelvis ekonomi- eller HR-ansvarig. Ofta blir det en extra belastning som tar fokus från huvuduppgiften - att underlätta för kunderna. Vårt bästa råd till dig som chef som vill kunna lägga mer tid på dina kunder är att ge alla anställda rätt förutsättningar.

1. Flytta dokumenthanteringen till molnet, det skapar både säkerhet och tillgänglighet.

IT-säkerhet står högst upp på agendan på i stort sett varje företag idag. Då är det för många bedömare anmärkningsvärt att många organisationer ändå väljer att bygga sin IT-miljö på egna - fysiska - servrar när det är uppenbart att molntjänster är säkrare. Funktioner som säkerhetsuppdateringar, krypteringar och automatisk lagring av den senaste versionen av ett dokument, räddar nattsömnen även hos den nervöst lagda IT-ansvarige. Om personalen är rätt utbildad i dokumenthantering och samtidigt vet att det inte är att rekommendera att klicka på bifogade filer som skickas av okända personer, är mycket vunnet i IT-säkerhetsväg.

Den andra uppenbara fördelen med molntjänster är tillgängligheten. Varje dokument som lagras i det företagsinterna molnet är sökbart. Exempelvis ekonomiavdelningar jobbar idag med stora mängder information från olika källor - och alla måste vara tillgängliga när man behöver den. Så istället för att lägga tid på att jaga rätt på den senaste rapporten, som en redovisningsekonom har sparat i sin dator, kan hens kollegor få tillgång till den via sökfunktionen. Samtidigt är det väldigt enkelt att via olika säkerhetsinställningar se till att känslig information inte hamnar i fel händer.   

Med säkerhet och sökbarhet på plats blir det förstås också mycket enklare att lägga mer tid på att underlätta för kunden. Kundfokus istället för oro och administration.

2. Managera enheterna så att det blir "lika för alla" - och säkrare.

Med en manageringstjänst kan varje anställd lägga tid på det som är viktigt i hens arbete, och inte behöva sitta med konfigurering, installation av appar/program och annat som brukar sluka timmar.  Det blir helt enkelt mycket smidigare att:

• Konfigurera inställningar som Wi-Fi och e-post på alla datorer snabbt och konsekvent.
• Driftsätta appar trådlöst och omfördela licenser bland medarbetare när behoven förändras.
• Säkra känsliga data, kräva lösenkoder och låsa/radera enheter på distans.

Du som IT-ansvarig vet då att dina medarbetare har rätt gränssnitt, den tillgång till dokument och appar de behöver, och därmed sitter i verktyg som ni har valt att tillhandahålla dem. Det blir rättvist och smidigt.

Vi på Macforum brukar kalla det för "dra av plasten"-känslan. En anställd kan bli produktiv direkt, sätta igång med sina arbetsuppgifter och lägga hela sitt fokus på kunden. 

3. Ge dina anställda pålitliga och användarvänliga verktyg att jobba i.

Handen på hjärtat - ingen på kontoret vill sitta med en dator som kraschar. Det gäller chefer i lika stor utsträckning som anställda. IT-strul sätter käppar i hjulet för ett effektivt arbete och tiden som försvinner på att vänta på IT-support gör det hela ännu värre. Frustrationen och missnöjet kommer till slut spilla ut över kunderna. Vårt råd är därför att satsa på en miljö som bygger på rejäla datorer som kräver mindre till nästan ingen support.

Om dessa datorer dessutom är användarvänliga ökar chansen exponentiellt att du som chef och dina anställda kommer att kunna lägga mer tid på det som verkligen är viktigt för era kunder. 

Sammanfattning

Att fokusera på kunden är centralt för alla funktioner i ett företag, även för sådana som traditionellt har ansetts vara "inåtvända". Men visst är det så att alla processer och verktyg på ett företag i slutändan måste gynna kundupplevelsen. Därför är det vitalt att medarbetarna inte sitter med administration, IT-strul och otrygga system som skapar oro.

Tillgänglig, men säker dokumenthantering, "dra av plasten"-känslan och användarvänliga, rejäla datorer ger förutsättningen för chefen och de anställda att verkligen lägga tid på kunden.